Броя на потребителите, ползващи Colibri® ERP може да бъде неограничен. Разглежданата в тази глава функционалност е предназначена за управлението на техните индивидуални права в системата.
Всеки потребител е член поне на една група и по този начин той веднага получава правата определени за нейните членове. В същото време могат да бъдат зададени индивидуални права за всеки потребител.
Настройката на индивидуалните права и параметри е сложен процес, който трябва да се извършва с голямо внимание и само от определени лица във фирмата (администратори). Процесът съдържа две основни стъпки:
Създаване на нов потребител във фирмата (ако не е създаден вече);
Дефиниране на правата и задаване стойности на параметрите за потребителя.
Създаване на нов потребител
За да достигнете до дефиниране правата на потребителите избирате меню и след това и накрая .
Нормално, системата ще ви покаже списъка на съществуващите потребители. В колоната се показва дали даден потребител в момента работи със системата и колко връзки (connections) е отворил.
Кликвате върху работната област . Формата, която се отваря съдържа следните полета:
Име (Login) - потребителско име, с което потребителя ще влиза в системата. Добре е да бъде написано с латински символи и да не съдържа празни символи (space);
Парола - парола, с която потребителя ще влиза в системата. В последствие потребителя ще може сам да променя паролата си, когато пожелае;
Повтори парола - повторение на паролата - за контрол;
Пълно име - истинското име на потребителя;
Инициали - инициали на потребителя;
Вид потребител - Потребител, Администратор или Групов Администратор. От вид Потребител са всички, които ще могат да ползват функциите на системата, но няма да могат да създават нови потребители или да променят правата на други потребители;
Валиден - чек бокс с който може да се разреши или забрани на даден потребител да ползва или не функциите на системата - въобще;
За удовлетворяване на изискванията по т. 19 от Приложение 29, Colibri® ERP имплементира специално ниво на достъп в системата наречено „Одитор“, което определя роля/ниво на достъп в системата с права аналогични на администраторските, но само за четене. Осигурява достъп до функционалността съгласно т. 16, 17 и 18, достъп до конфигурационните параметри на софтуера и пълен достъп до справочната част.
За удовлетворяване на изискванията по Чл. 52и ал.2 т. 1 и Чл. 52и ал.3 т. 1, в рамките да договора за използване на Colibri® ERP, клиентът получава предварително конфигуриран одиторски акаунт с потребителско име и парола с предоставен формуляр. Органът на НАП, осъществяващ контрол може да провери нивото на достъп за съответствие след влизане в системата (Фигура 5).
Конфигурираният „одиторски профил“ е по аналог с администраторския профил, но с права само за четене. Одиторският профил предоставя следните възможности:
– достъп до функционалността на системата съгласно т. 16, 17 и 18;
– достъп до конфигурационните параметри на системата;
– пълен достъп до справочната част на системата.
На фигурата е показан такъв потребител Н-18 с Вид - Одитор с избор от селектора и конфигуриран за целите на контролната дейност на НАП.
Да предположим, че вече списъка с потребители е формиран и вие го разглеждате. За да се премине в режим на редактиране на правата за даден потребител е необходимо да кликнете с мишката върху името му. Появява се формата за основните данни на потребител с няколко работни подобласти, за промяна на:
Принадлежността на потребителя към групите в системата;
Правата за ползване на функциите в системата;
Номерации на списъци и документи, създавани от потребителя;
Права на потребителя за работа с видовете документи. Видовете права са следните;
За създаване на документи от даден вид;
Н - неопределени права над документите. В този случай се използват настроените за групите права (групите, в които членува потребителя);
Ч - четене на документи;
З - запис на документи;
И - изтриване на документи.
Права на потребителя за работа с документи от складовете;
Ч - четене на документи за дадения склад;
З - запис на документи за дадения склад;
С - права за достъп до себестойностите за дадения склад.
Ако са избрани права З и С, то автоматично се включва и правото за четене (Ч) на документи от съответния склад;
Ценови нива за потребителя. Всеки потребител може да има едно подразбиращо се ниво на цените, но в същото време, за всяка група артикули може да се даде специално ценово ниво.
Парични сметки и начини на плащане за потребителя. На даден потребител се указва за кои каси и банки може да издава документи. Това дава възможност да се управлява процеса на генериране на касови и банкови документи от потребителя и да се автоматизира процеса на създаването им в комплекс с начините на плащане, позволени за същия потребител. Например на потребителя може да е разрешено да издава документи (фактури), които да се разплащат в брой, но да не му е позволено да издава касови документи. Тези документи ще ги създавава друг потребител (касиер), който има съответните права.
Настройката на начините на плащане се извършва на база на сечението на възможните (активните) за дадената фирма начини на плащане и разрешените каси и банки за потребителя.
