Предполага се, че сте завършили с предварителната подготовка. Следващата важна стъпка в началото на внедряване на Colibri® ERP се състои в настройване на параметрите на системата и попълване на основните масиви с данни (необходимите номенклатури).
В тази част от документацията ще се опитаме да покажем всички необходими настройки и масиви от данни, необходими за първоначално стартиране на работата с Colibri® ERP.
В Colibri® ERP повечето от документите изискват един и същи набор от данни за организацията от чието име те се издават. Поради тази причина е предвидена възможност информацията за фирмата да се описва на едно място и да бъде ползвана навсякъде, където е необходимо.
Избирате меню и след това . Появява се форма в работната област .
В тази форма се попълват основните данни за фирмата. Те са разделени на две подобласти:
Езиково независими данни, като например Данъчен номер; Булстат; валута на държавата, в която е регистрирана фирмата;
Езиково зависими данни, като адресна информация и имена. По този начин във фактурите за износ ще се използват данните, въведени във втория език.
![[Внимание]](images/warning.png) |
Внимание |
|---|---|
|
![[Важно]](images/important.png) |
Важно |
|---|---|
|
Избирате меню и след това и накрая работна подобласт .
В тази форма се попълват банковите сметки на фирмата. Можете да въведете колкото искате сметки в списъка.
|
Важно |
|---|---|
|
Избраните с радиобутоните сметки ще бъдат предлагани автоматично от системата, когато се създават документи, в които се вписват банкови сметки. Другите сметки от списъка също ще могат да се използват, но те трябва да бъдат посочени от потребителя, когато се въвеждат в съответния документ. |
Избирате меню и след това и накрая - работната област .
В тази форма се попълват данни за клоновете на фирмата. Когато клоновете на фирмата са отделни търговци те могат да издават свои набори от документи за регистриране на техните търговски операции. Поради тази причина е необходимо да бъдат регистрирани данните им, за да може да издават документите си. Тези данни, както и при данните за фирмата са разделени на две подобласти:
Езиково независими данни, като например Данъчен номер; Булстат; валута на държавата, в която е регистрирана фирмата;
Езиково зависими данни, като адресна информация и имена. По този начин във фактурите за износ ще се използват данните, въведени във втория език.
За да създадете нов клон попълвате всички полета от формата и ги записвате с бутона .
За да редактирате информацията за някой клон избирате бутон 
от съответния ред за клона или кликвате върху полето за номер. След това променяте каквото е необходимо и накрая записвате.
По време на редактиране избрания клон е повдигнат в жълт цвят.
|
Важно |
|---|---|
|
За изпълнение на изискванията на Наредба Н-18 ЕДА, в зависимост от видовете продажби в обектите (клоновете) на фирмата - извършваните с начин на плащане в брой (и ПОС терминал), ЕДА предоставя за работа СУПТО версия на Colibri® ERP.
За целта клиентите на системата е необходимо да предоствят следното:
- Описание на обектите на фирмата;
- Посочване на тези, попадащи под Наредба Н-18 и които ще използват СУПТО версията на Colibri® ERP.
Въведената информацията за това ще се отрази през административната част на системата и ще се визуализира в меню , таб Клонове/Обекти на фирмата.
На отбелезяните клонове/обекти, които ще работят в режим „СУПТО“ ще бъде показано само информативно, че клона/обекта е под режим СУПТО (Н-18), както и колоната ТО (Тъговски обект) ще има стойност Да:
Така клиентите на Colibri® ERP, които осъществяват продажби в брой или други начини на плащане, за които се изисква издаване на касов бон в своите обекти и попадат в обхвата за деклариране на използване на СУПТО, ще прилагат изискванията на Наредба Н-18, използвайки СУПТО версия на Colibri® ERP.
Избирате меню и след това и накрая работна подобласт .
В тази форма можете да зададете банковите сметки на клоновете на фирмата. Тук нови сметки не могат да бъдат добавени. За сметки на клона може да използвате някои от въведените за фирмата.
Как се прави това?
От селектора избирате клон;
Избирате някои от сметките на фирмата, за сметки на клона, с помощта на радиобутоните в ляво;
Записвате избора си с помощта на бутона
|
Важно |
|---|---|
|
За правилното функциониране на системата, коректните счетоводни контировки, генерирането на верни отчети и ведомости е необходимо да се въведе Индивидуалния сметкоплан на фирмата. Същия в процеса на работа може да бъде допълван и актуализиран. С първоначалната инсталация на системата е въведен примерен сметкоплан, който трябва да бъде прегледан, преработен и актуализиран съобразно счетоводната политика на отчитане в организацията.
Счетоводния сметкоплан е в основата на последващите настройки за автоматично осчетоводяване.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Появява се списъка на сметките, който в най-долната си част има форма за въвеждане на нова сметка.
![[Внимание]](images/caution.png) |
Внимание |
|---|---|
|
Всяка сметка може да бъде изтривана или редактирана при условие, че не участва към момента в някоя счетоводна операция. |
Този списък е в основата на автоматизираното изчисление на курсови разлики в съответните документи, които са съставени във валути, различни от основната валутна единица. Основна валутна единица е валутата на държавата, в която е регистрирана фирмата. Задава се във формата за описание на данните за фирмата.
Валутните отношения (курсове) трябва винаги да са актуални за да може коректно да бъдат изчислени съответните суми в документите или в справките, в които има възможност за представяне на информацията в различни валути.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка .
Появява се списък на използваните валути. Тук можете да добавите нова валута или да добавите/редактирате курс за определена дата за валутите от списъка към основната валутна единица. Ако BGN е основната валутна единица (валута на държавата), ще се въвеждат курсове на EUR към BGN, на USD към BGN и т.н.
В това меню се дефинират партидите, в които ще се разнасят документи за описание на операциите с паричните средства с основните им характеристики от гледна точка на:
вид валута;
начин на плащане;
сметки отчитащи курсови разлики;
документи по подразбиране;
маска на номерацията на автоматично генерираните документи.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка .
Появява се списък на използваните партиди за каси и банки. Тук можете да добавите нова каса/банка или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху работния лист , ако искате да създадете нова партида за каса или банка или върху съответния бутон - за редактиране на съществуваща. Формата за редактиране е показана на следващата фигура.
Видовете документи в системата, трябва реално да отразяват оперативно използваните документи и установения в една фирма документооборот.
В първоначалната инсталация има заложени основните видове документи. Всички те са класифицирани към определени типове (Документи за продажба, Документи за доставки, Складови документи). Това всъщност е настройката, указваща в кой контекст ще се появяват дадени видове документи при въвеждане на оперативни документи и реда по подразбиране в индивидуалния списък.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Въвежда се новия вид документ с код и наименование в поле , като се посочва неговия тип и реда на показване в списъка.
Този списък е част от настройката в основните данни на асортиментите, а схемите за разфасоване са предназначени за автоматизиране на процеса на описание на документите, за изчисленията на продуктовата еко такса на пакетираните стоки, както и за някои от справките на системата.
При първоначалната инсталация на Colibri® ERP има въведени мерни единици, които би следвало да се редактират или разширят съобразно необходимите за артулите на фирмата.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
За всяка мерна единица можете да създадете неограничен брой схеми на разфасоване. В схемата за разфасоване се описват количествените отношения между различните мерни единици в схемата. Например, ако основната мерна единица е бутилка, то може в кашон да бъдат 24 бутилки, в палет да се подреждат 50 кашона, в контейнер да се побират 6 палета и т.н.
|
Важно |
|---|---|
|
Основна мерна единица е единицата, в която даден артикул се измерва количествено в складовете на фирмата. |
За дефиниране на Схеми за разфасовка към съответната мерна единица се преминава, като кликнете на реда на мерната единица в полето или с кликване върху бутона за редактиране на съответния ред в дясно - .
Ако искате да редактирате отношенията между мерните единици в схемата за разфасовка, кликнете върху бутона 
. Ще се появи допълнителна форма, в която да зададете желаните отношения.
Този списък съдържа таксите за всеки опаковъчен материал, които се определят всяка година и са основата за автоматичното изчисление (при продажба) на продуктовата еко такса.
При първоначалната инсталация на Colibri® ERP има въведени еко такси, които би следвало да се огледат и ако е необходимо да се актуализират.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Необходимо е екотаксите да са актуални. Въвежда се дата, след която е валидна екотаксата и самата такса. За да редактирате
екотаксата кликнете върху бутона за редактиране на съответния ред в дясно - .
В този списък се дефинират звената и отделите, обособени като отделни отчетни единици. Тяхното посочване в исканията, данните за разпределение на амортизациите предполага автоматичното приключване на сметките по икономически елементи и извличане на съответните справки и отчети.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка .
Появява се списък на използваните звена и отдели на организацията. Тук можете да добавите ново звено/отдел или да добавите/редактирате съществуващите.
Това е списъка на материално-отговорните лица на отделните складове, който е подмножество на потребителите на системата. Въведените данни се отпечатват на първичните складови документи и се използват при администрирането в системата на правата на достъп.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка .
Появява се списък на материалноотговорните лица, имащи отговорности към складовете на организацията. Тук можете да добавите ново материалноотговорно лице или да добавите/редактирате съществуващите.
Това е списъка на материално-отговорните лица, на които са зачислени дълготрайни активи. Въведените данни се отпечатват на първичните документи, отчитащи движението на дълготрайните активи и Инвентарната книга.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на материално-отговорните лица, на които са зачислени дълготрайни активи. Тук можете да добавите ново материалноотговорно лице или да добавите/редактирате съществуващите.
Тук се описва списъка на складовете, който може да бъде неограничено голям. В описанието се включва не само номера и наименованието на склада, но и списъка на материално-отговорните лица и звената (отделите), към чиято дейност склада има отношение. Например даден склад може да се използва от няколко производствени звена.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка .
Появява се списък на складовете. Тук можете да добавите нов склад, както и списъците на МОЛ и звената, имащи отношение към него, или да добавите/редактирате информацията за съществуващите складове.
Когато заработи Colibri® ERP в този списък ще получите информация и бързи връзки към наличностите, документите за експедиране (неизпратени стоки) и заскладяване (неполучени стоки) към този склад.
Артикулите в Colibri® ERP могат да бъдат описани, с колкото искате детайли. За целта се използва множество от атрибути, които се присвоят към артикулите. Примери за такива атрибути могат да бъдат димесниите - височина, ширина, дълбочина на опаковката, тегло, специални номерации - на Метро, Била, Хит, оцветяване и т.н. Схемата от атрибути е настройваема от потребителя и може да бъде използвана като средство за реализиране на специализирана за дадена фирма функционалност над артикулите.
Всеки артикул може да има определена стойност за всеки от атрибутите си.
Атрибутите се групират в категории. Например атрибутите височина, ширина и дълбочина са членове на категория дименсии. Това е срество за класифициране на атрибутите и улесняване на работата с тях.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Появява се списък на категориите. Тук можете да добавите нова категория, да редактирате или изтриете съществуваща.
За да се редактира дадена категория и да се допълни списъкът от нейните атрибути, кликнете върху бутона за редактиране .
Накрая се указва за кои групи артикули ще се ползват атрибутите от редактираната категория.
Това е първата стъпка, с която се започва подготовката на въвеждане на информацията за използваните номенклатури на: стоки, материали, услуги, разходи по доставката. Групирането им по определени признаци спомага за по лесно боравене със системата, ограничаване диапазона при търсене и извличане на различни аналитични справки и отчети, необходими на отделни потребители.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Появява се списък на групите асортименти (ако има въведени). Тук можете да добавите нова група, да редактирате или изтриете съществуваща.
Определя се наименованието на всякa група и се задават основните й параметри - сметки за отчитане, процент ДДС, мярка, схема на разфасоване, категории (атрибути). Тези параметри ще се използват, като параметри по подразбиране при описанието на артикулите по-нататък.
Списъците на асортиментите са едни от най-важните за нормалната работа на Colibri® ERP, затова е необходимо на тях да се обърне специално внимание при предварителната им подготовка и в последствие при въвеждането им в системата. Понякога тези списъци са доста големи и първоначалното им попълване изисква сериозен ресурс от време.
Може да се осъществи автоматизирано прехвърляне на данни от съществуващите системи към Colibri® ERP, но това трябва да стане при пълно съобразяване с изискванията за междинния формат на данните. В противен случай автоматизираност на този процес не е възможна или прехвърлянето се превръща в труден и времепоглъщащ процес и на практика се доближава до стандартния (ръчен) начин на въвеждане на данни.
Тук ще разгледаме основните действия за работа със списъците от различни видове асортименти: стоки, материали, продукция, услуги и т.н.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на стоките. Тук можете да добавите новa стока или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определена стока или върху работния лист , ако искате да създадете нова.
Формата е сложна и съдържа няколко работни листа:
Изберете работния лист .
В тази форма освен основните данни за стоката се въвеждат и позиции, които също са индивидуални за всяка стока: счетоводни сметки за осчетоводяване на операциите, баркод, продуктов номер и име (ако има такива) на доставчика, давана гаранция на стоката в месеци от доставчик и към клиент.
Изберете работния лист .
Всеки асортимент може да бъде колкото е необходимо задълбочено описан в Colibri® ERP с помощта на множество атрибути. Всеки атрибут може да има определена стойност и да бъде елемент на дадена категория. Например атрибутите за височина, ширина, дълбочина, тегло могат да бъдат елементи на категорията - дименсии. Създаването на категории и атрибути се извършва предварително за да може да се използват при описанието на асортиментите.
Атрибутите са предназначени за автоматизиране на различни операции в Colibri® ERP. Разширяването на множеството атрибути нормално се съпътства с разширяване на функционалността на системата. Например издаването на специални формати с фактури и съпътстващи документи за някоя търговска верига обикновенно е свързано с въвеждането на специално множество атрибути, към асортиментите и добавяне на функционалност към системата за да ги използва правилно.
Изберете работния лист .
![[Забележка]](images/note.png) |
Забележка |
|---|---|
|
Ако за даден асортимент не е избрана схема на разфасоване (виж Основни данни), този работен лист няма да се покаже. |
Към всеки асортимент може да бъде прикачена определена схема за разфасоване, свързана с мерната му единица. За всяка разфасовка от схемата за разфасоване, трябва да се укажат теглата на опаковъчните материали, които са използвани за нея. Тези тегла са основа за автоматизираното изчисляване на екотаксите при фактуриране.
Изберете работния лист .
Всеки асортимент може да бъде снабден с до 10 цени от една и съща валута към определена дата, с помощта на които да се автоматизира и управлява процеса на фактуриране.
|
Забележка |
|---|---|
|
Колкото нивото е по-ниско, толкова цената е по-висока. Например цените от ниво 1 са предназначени за крайни клиенти. |
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на материалите. Тук можете да добавите нов материал или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определен асортимент или върху работния лист , ако искате да създадете нов.
Формата е сложна и съдържа същите работни листове, със същото предназначение, както при Стоките.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на продукцията. Тук можете да добавите нова номенклатура за продукция или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определен асортимент или върху работния лист , ако искате да създадете нов.
Формата е сложна и съдържа същите работни листове, със същото предназначение, както при Стоките.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на услугите. Тук можете да добавите нова номенклатура за услуга или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определен асортимент или върху работния лист , ако искате да създадете нов.
Формата е сложна и съдържа същите работни листове, със същото предназначение, както при Стоките.
Този вид асортименти са предназначени за описване на операции, при които не е (или не е възможно) необходимо да се осъществява заскладяване. Примери за такива асортименти могат да бъдат консумативи или външни услуги (електроенергия), които се изписват директно на разход след регистриране на фактура от доставчика.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на ОДР. Тук можете да добавите нова номенклатура за ОДР или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определен асортимент или върху работния лист , ако искате да създадете нов.
Формата е сложна и съдържа същите работни листове, със същото предназначение, както при Стоките.
Този вид асортименти са предназначени за описване на операции за доставка, при които е необходимо да се отразят разходите за осъществяване на доставката. Примери за такива асортименти могат са външни транспортни услуги, чиято стойност се разпределя по асортиментите от доставните фактури.
Изберете от хоризонталното меню горе, след това точка и накрая .
Появява се списък на РЗД. Тук можете да добавите нова номенклатура за РЗД или да добавите/редактирате съществуващите.
Кликвате върху бутона за редактиране на съответния ред, ако искате да промените в данните за определен асортимент или върху работния лист , ако искате да създадете нов.
Формата е сложна и съдържа същите работни листове, със същото предназначение, както при Стоките.
Дефинирането на тези ценови нива е в основа на възможността за автоматично извличане на цени (валидни за определени клиенти, групи асортименти или потребители на Colibri® ERP) при съставяне на документи за продажба.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка , .
Появява се списък на ценовите нива. Тук можете да добавите ново ниво, да редактирате или изтриете съществуващо.
Определя се наименованието на всяко ценово ниво и процента отстъпка. Процента е предназначен за автоматизирано изчисляване на цената спрямо тази, която е зададена в ниво 1 - Крайни цени. Броя на ценовите нива може да бъде максимално 10.
Това е един от най-важните списъци в Colibri® ERP. Въведените данни се използват за регистриране на операциите в бизнес процесите, в които участват клиентите на фирмата, както и при разпечатването на различни справки, отчети и анализи от системата.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка и накрая .
Появява се списък на клиентите на организацията. Тук можете да добавите нов клиент или да добавите/редактирате съществуващите.
Формата е сложна и съдържа няколко работни листа:
Основни данни;
Кредит контрол за клиент;
Клонове на клиента;
Ценови нива и/или специални цени за дадени асортименти за клиента;
Календар бележник и история на договореностите;
Лица, получатели на стоката и/или услугата от страна на клиента;
Това е един от най-важните списъци в Colibri® ERP, подобен на този за клиентите. Въведените данни са за регистриране на операциите в бизнес процесите, в които участват доставчиците на фирмата, както и при разпечатването на различни справки, отчети и анализи от системата.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка и накрая .
Появява се списък на доставчиците на организацията. Тук можете да добавите нов доставчик или да добавите/редактирате съществуващите.
Формата е сложна и съдържа няколко работни листа:
Основни данни;
Кредит контрол на фирмата към доставчика;
Клонове на доставчика;
Календар бележник и история на договореностите с доставчика;
Това е един от важните списъци в Colibri® ERP. Въведените данни се използват за регистриране ДМА и за операциите с тях.
Изберете от хоризонталното меню горе и след това точка и накрая .
Появява се списък на Групите ДМА. Тук можете да добавите нова група или да добавите/редактирате съществуващите.
можете да изтриете сметките за клона. В този случай системата ще предлага сметките по подразбиране, които са избрани за фирмата.
