Colibri® ERP е интегрирана система и с нея работят потребители от различни звена и отдели: маркетинг, търговци, склад, каси, счетоводство. Именно тази особеност определя и факта, че всички документи, които се въвеждат от служителите са носители на информация, която може да се споделя между потребители от всички подразделения на фирмата (стига да им е разрешено със системата за управление на правата).

Етапа на подготовката на първичните данни, преди да се започне реалното въвеждане на документи, е решаващ за протичането на процеса на внедряване. Правилния подход пряко влияе на лекотата и времето, с които ще се приспособят към новия порядък на работа всички служители във фирмата.

Тази подготовка може да бъде разделена на две основни стъпки: