Преминаването от една система на отчитане към друга, в случая Colibri® ERP, освен основните предимства, които са наложили нейното внедряване има и още един положителен ефект. Точно това е времето, когато се прави обстоен преглед и ревизия на номенклатурите, картотеките, сметкоплана, заложените методи на счетоводно отчитане и установения документооборот между отделните звена.
Предварителната подготовка на данни изисква да се изпълни следната последователност от действия:
Преглед и актуализация на сметкоплана;
Преглед на номенклатурите: стоки, материали, продукция, услуги, директни разходи, разходи по доставката.
Това включва оглед на номенклатурните номера, определяне на правилното групиране на асортиментите, залагането на минимални лимитни количесва, индивидуалните баркодове, каталожни номера на доставчика и обвързването им със счетоводна информация.
Определяне на ценовата политика: ценовите нива, с които ще се работи в системата (по артикули, по клиенти, по подразделения на фирмата);
Преглед на картотеката на партньорите: доставчици и клиенти, допълване и корекция на данни за тях, определяне на, техните кредитни лимити, дефиниране на отчетни сметки и т.н.;
Инвентаризация на разчетите с клиенти и доставчици;
Определяне структурата на складовото стопанство;
Инвентаризация на активите по складове;
Инвентаризация на дълготрайните материални активи;
Определяне на основните направления на отчитане на разходите;
Определяне на документооборота, пътят на първичните документи (съответстващ на бизнеспроцесите във фирмата), правата и задълженията по тяхното регистриране и ползване от отделните потребители.
Дефинират се схемите на движение и методиката на отчитане, залегнали в дейността.