Системата предлага средства за въвеждане и редактиране на видовете условия на сервизиране. Те са пряко обвързани с предмета на сервиза - видовете изделия (асортименти) и техните особености, сервизните им карти, договорите за сервиз, видовете ремонти, както и разценките по тях, дефинирани от ценовата политика на фирмата.
Условия за сервизиране могат да се дефинират в системата на няколко места:
за всяко изделие има сервизна карта и условия;
в клиентските договори за сервиз;
общо за фирмата.
Когато се търсят условията за сервизиране на едно изделие системата търси най-напред условията, дефинирани в сервизната му карта, след това в договора за сервиз на клиента и накрая - в общите условия за фирмата.
където: ОУ - общите условия за сервизиране за фирмата; ДОГ - договора за сервиз; СК - сервизна карта; УС - намерените (ефективните) условията за сервиз.
В тази глава ще опишем въвеждането на видовете общи условия за сервизиране във фирмата и свързаните с тях особености, касаещи отчитането на сервизната дейност - метриките (основните показатели/единици) и цените по заплащане на сервиза по видовете ремонт и групите машини (в общия случай асортиментите).
По аналогичен начин става въвеждането на параметрите в условията за сервиз и в сервизните карти на машините и договорите за сервиз.
Примерите, които ще разгледаме са за сервиз на копирна техника. За целта предварително са дефинирани (въведени) групите машини и видовете извършвани ремонти. Машините, подлежащи на сервиз, е добре да са групирани с цел присвояване на общи за групата параметри за отчитане по различните видове ремонти.
От хоризонталното меню избирате , след това и накрая .
Отваря се екран, съдържащ списък на въведените (ако има такива) условия и създаване на нови.
За ново условие избирате (кликвате) на работен лист . Системата визуализира работна област за описание и въвеждане на параметрите на новото условие за сервизиране както следва:
- буквено-цифров код на условието;
- самото наименование на условието;
За всяка дефинирана група машини (от списъка с групите на машините - хоризонтално меню Сервиз->Списъци->Групи машини) и вида ремонт (от списъка с видовете ремонти - хоризонтално меню Сервиз->Списъци->Видове ремонт) въвеждаме цената за определения в брой копия, заплащана от клиента и цената на копие, ако броят им надхвърли стойността по Показател (1) и/или Показател (2);
- Коеф. и Цена - въвежда се сумата, която клиентът ще заплаща по условието за сервиз като базова сума и каква част се плаща тя от клиента, определена от стойността на коефициента. В общият случай той е 1 и означава 100 % плащане;
- Обем и Цена – показва броя копия, над които клиентът заплаща по посочената цена на копие за групата машини и вида ремонт (ако е необходимо);
- Обем и Цена - аналогично и за него (ако е необходимо);
- Цена и Коеф. - цената за транспорта, и каква част се плаща тя от клиента, определена от стойността на коефициента;
- Коеф. - цената за резервните части тук не се въвежда, а се взема от базата данни за съответната част. Задава се каква част от стойността й заплаща клиента, определена с коефициента;
- Коеф. - цената за консумативи тук не се въвежда, а се взема от базата данни за съответния консуматив. Задава се каква част от стойността му заплаща клиента, определена с коефициента;
- видовете ремонти, дефинирани в списъка с ремонтите (от списъка с видовете ремонти Сервиз->Списъци->Видове ремонт). За този вид, за който важат тези условия, трябва да има чек (избор с клик на него);
- Цена и Коеф. - стойността на труда по видовете ремонти, дефинирани в списъка с ремонтите (от списъка с видовете ремонти Сервиз->Списъци->Видове ремонт) и каква част от стойността му заплаща клиента, определена с коефициента;
Системата дава възможност да се настройват номера на услуги, използвани при автоматично генериране на труд, транспорт и абонамент в сервизните отчети. Това се налага поради необходимостта в отчетността на някои фирми и методиката им на работа. При незадаване на номер се използва този по подразбиране от хоризонтално меню -> -> -> секцията Сервиз.
Задавате номера на услуги, използвани при автоматично генериране на труд, транспорт и абонамент в сервизните отчети, ако ще са различни от тези по подразбиране. Изборът става с двоен клик в полето за избор от списъка с асортиментите - услуги (с оранжевия маркер в горния десен ъгъл), дефинирани вече в системата.
След като въведете параметрите за всяка група машини (или само за избрана) и за кои видове ремонти важат те, както и
номерата на услугите, използвани при автоматично генериране на труд, транспорт и абонамент в сервизните отчети, записвате
с бутона за съхраняване (запис) - 
от навигационния блок.
В работен лист са въведените в системата условия за сервизиране, на които може да редактирате параметрите.
Изборът на условие за редактиране става или с кликване на съответния бутон за редактиране (
) на избраното условие или кликвате в съответното поле от колоната Код (с оранжев маркер в горния десен ъгъл) на таблицата със списъка на общите условия.
Редактирате информацията в полетата в основните параметри за избраното условие.
Пример
За условие ПАС - Пълен Абонаментен Сервиз и за групите машини параметрите са както следва:
За машини от Машина група I клиентът ще заплаща месечен абонамент от 120 лв и за над 8000 копия на месец - по 0.0018 лв/копие. Няма да заплаща транспорт (транспортът е зададен 6 лв, но е за сметка на фирмата), както резервни части и консумативи (коефициентите са 0). Клиентът заплаща стойността на ремонта от вид A и D съответно по 13 лв и 28 лв. Не са въведени стойности за параметрите по Показател (2) и останалите видове ремонти.
За машини от Машина група II клиентът ще заплаща месечен абонамент от 85 лв и няма ограничение за броя на копията. Ще заплаща транспорт по 15 лв, половината (коефициентът е 0.5) от стойността на резервните части и консумативите. Клиентът заплаща стойността на ремонта от видове A до Е по съответните цени, както е показано на фигурата.
За машини от Машина група III няма въведени стойности за параметрите по това условие за сервиз, което може да се направи, ако е необходимо.
За автоматичното отчитане на услугите по сервизната дейност само за вида услуга Транспорт е избран друг вид асортимент - услуга У-002 - Транспортни разходи-др., различен от този по подразбиране.
След като сте нанесли корекциите, записвате с бутона за запис на информацията в базата данни на системата - от навигационния блок.
