В Colibri® ERP е добавена нова функционалност за автоматизирано изпращане на документи (основно документи за продажба и проформи продажби) по електронен път от контекста на Colibri® ERP.
![[Забележка]](images/note.png) |
Забележка |
|---|---|
|
Подсистемата „Електронна поща” (имейл съобщения) на Colibri® ERP позволяваща обезпечение на процеса за изращане и получаване на имейли в и от системата. Необходимите предварителни настройки за функционирането й са описани в отделна глава Предварителни настройки и са задължителни за използването на следващата функционалност. |
Изпълнението на процеса за автоматизирано изпращане на документи от Colibri® ERP и предварителните настройки, които трябва да бъдат направени, ще бъдат описани в този документ.
Потребителят, изпратил документа за продажба, разполага винаги с налична и пълна информация за състоянието му - получен, потвърден или отказан. Добавен е подробен регистър, в който тази информация е налична.
От меню таб се дефинират шаблоните за типовете документи, касаещи електронното изпращане на документи за продажба.
От селектора Тип документ се избира стойност Изпращане на документ контакт;
Таб – полета за описание на шаблона;
Таб – тук се въвежда текста за шаблона, с който да бъде винаги получаван имейла за изпратената фактура. Към този текст се генерира и връзка (линк) към фактурата. Генерирането на връзката (линка) ще бъде описано по-долу в изложението.
Таб - асоцииране на шаблона с типа на документа.
За да може да се изпрати електронна фактура от Colibri® ERP трябва в данните за клиента да има въведен имейл адрес. Въвеждането му се дефинира в основните данни за партньора, таб , или от меню и асоциирането на всеки имейл адрес с клиент.
|
Забележка |
|---|---|
|
По електронен път могат да се изпращат и Проформа Фактура, като за изпращането й се правят същите настройки както за фактурите. |
След като фактурата е издадена на клиента, тя може да му бъде изпратена на електронната поща, като предварително са направени настройките описани по-горе.
Кликва се върху бутона за печат 
.
Когато е избрана в режим за печат се кликва върху бутона . В горния десен ъгъл на фактурата се появява информация за генерирания файл (документ за продажба), който линк към който ще бъде прикачен и изпратен до клиента. В таб предстои последващото подготвяне и изпращане на фактурата чрез вече генерирания линк.
С бутон 
се отваря форма за редактиране, описание и избор на получател на документа за продажба.
Бутон - генерира имейл съобщението с добавения линк към фактурата който все още не е изпратен на получателя.
Ето как изглежда подготвения имейл, който ще бъде изпратен:
С бутона имейла с фактурата е изпратена до избрания получател (получатели).
Списъкът на всички документи като изпратени, неизпратени, получени, неполучени, потвърдени и отказани документи се намира в меню .
Това е регистър, от който се вижда статуса на всички документи, които са изпратени или ще бъдат изпратени, като те могат да се филтрират по техния статус с познатите стандартни филтри.
Примерът, който се описва тук, е с фактура за продажба №0000040217/13.06.2016г на клиент ЕТ „ Роси“. Тя е изпратена до получателя, но все още е в статус неполучено, защото получателят не си е отворил полученото електронно писмо.
Когато получения имейл с прикачения му линк за фактурата се отвори, статусът в регистъра се променя.
След като линка за фактурата е отворен, фактурата може да бъде само прегледана, но не и разпечатана, докато не се укаже по нея дали се приема или отказва.
Чрез клик върху или В полето Забележки може да се опише и причината поради която се отказва. Това поле е незадължително.
Когато документа за продажба (или проформа) бъде приета тя може да бъде свалена като файл и разпечатана.
В регистъра на изпратените документи фактурата е с променен статус Потвърдена тъй като получателят е приел докумeнта.
Ако фактурата се откаже, статусът ще бъде Отказан.
При кликване върху номера на фактурата от регистъра на Изпратените документи в подробен вид ще се види в кой момент е изпратена, обработена и получена фактурата.
Възможността за автоматизирано изпращане на документи по електронен път е нова функционалност в Colibri® ERP. Това е удобен и бърз начин за изпращане на документи за продажба до клиентите с проследяване на тяхното движение, съхранение и запазване на историята от процеса по обработката им.
Под обработката на документите за продажба трябва да разбираме възможност (функционалност), която позволява да бъдат изпратени едновременно повече от един документ за продажба по електронен път и то на повече от един получател.
Ще опишем начините и етапите на изпълнение по обработката на продажбите.
Потребителят, изпратил документа за продажба, разполага винаги с налична и пълна информация за състоянието му - получен, потвърден или отказан. Това е добавения вече подробен регистър, в който тази информация е налична – в.ж. меню .
Регистърът с документи за обработка може да бъде филтриран по различни признаци (филтри), които са познати от други регистри и справки в системата (напр. тип на сделката, потребител, начин на плащане, вид документ и т.н.).
![[Важно]](images/important.png) |
Важно |
|---|---|
|
Преди да продължите с изпълнението на инструкциите по-долу задължително трябва да сте изпълнили коректно всичко от предходните точки за правилното използване на следващата функционалност. |
Новото е, че в допълнение към основните данни на документите за продажба са добавени допълнителни (нови) колони, отнасящи се към процеса на изпращане на документи по електронен път.
Колоната Статус например, показва статуса на документите за продажба по отношение на регистъра. Възможните случаи са:
подготвени в PDF формат и имащи генерирани файлове за изпращането им (подготвени);
или не са генерирани в PDF формат (неподготвени) и нямат създаден файл за изпращането им като електронна фактура.
|
Важно |
|---|---|
|
За да бъде изпратена фактура по имейл трябва да се генерирана в PDF формат. Създава се PDF файл към самата фактура за изпращане. |
Достъпът до регистърът за обработка на продажбите е от меню таб Обработка на продажби:
Първата колона от регистъра е за маркиране и избиране на фактури, които ще бъдат изпратени до клиентите по имейл.
В зависимост от статуса на документа и контактната информация, биват активни или неактивни (засивени). Могат да бъдат избрани само документи за продажба, които са активни. Защо не могат да бъдат маркирани неактивните редове? Какво означава това? Това означава, че за партньора няма въведен имейл за контакт с роля „invoice” и не може да му бъде изпратена фактура електронно. Има филтър за селектиране на партньорите с контакти и без контакти. Желателно е преди обработката и изпращането на документите за продажба да се филтрират тези продажби, които са без контакт. Ако има такива трябва, да се въведат, и тогава да бъдат изпратени.
Филтриране по параметър „без контакт”:
За бързо въвеждане на имейл за контакт от регистъра се кликва върху полето за контакт, което има червено ъгълче в десния горен ъгъл на клетката. Отваря се форма за въвеждане на контакта.
|
Важно |
|---|---|
|
Контактите на клиентите с имейли, на които ще се изпращат фактури, трябва да бъдат въведени с роля „invoice”. |
- подготвяне на PDF файл на фактурите;
Филтриране на продажбите от колоната Статус по Неподготвени за да се видят продажбите, които нямат генериран файл за PDF формат и линк за изпращане на фактура.
- маркиране на избраните фактури и клик върху бутона .
Подготвените продажби променят своя статус от неподготвени в подготвени и неизпратени.
- Избиране на конкретните фактури;
- С чекбокс се маркира Изпрати имейл и клик върху бутона .
Генерира се съобщение, че фактурите са подготвени и изпратени.
Изпратените фактури в колоната Статус приемат стойности с дата на изпращане на фактурите.
До тук беше разгледан пример с обработка на повече от един документ за продажба, като етапите подготовка и изпращане са като отделни стъпки (етапи).
Вторият начин, който е и по-бърз, но не се различава принципно от дотук описания, е едновременно подготвяне и изпращане на документи за продажба (ако те не са подготвени предварително).
- Маркиране на фактури за изпращане;
- С чекбокс се маркира Изпрати имейл и клик върху бутона .
Аналогично се генерира се съобщение, че фактурите са подготвени и изпратени. Изпратените фактури в колоната Статус приемат стойности с дата на изпращане на фактурите (в.ж. фигурите по-горе).
