Имейл-подсистемата е интегрирана с обектите в Colibri® ERP при извършване на необходимите предварителни настройки за функционирането й.

Включването на функционалността става от меню Настройки/Управление на правата/Системни параметри, параметър EMAIL_USE_LEVEL - използване на входяща (2) и/или изходяща (1) и/или системна (0) електронна поща.

- стойност 0 – означава, че може да се използва само вътрешна за системата електронна поща;

- стойност 1 - използване на изходяща електронна поща;

- стойност 2 - използване на входяща електронна поща.

Настройките, които трябва да се направят за използването на функционалността „Електронна поща” може да се разделят на две основни групи: глобални и на ниво потребител.

Това са настройките, които всъщност дават възможността за използането на тази функционалност – Изходящи / Входящи сървъри, Шаблони.

Дефинират се в меню: Настройки / Управление на правата / Имейл настройки / Изходящи сървъри:

Основните полета за попълване са:

- Наименование - наименование на изходящия сървър;

- Адрес на сървъра – задаване на адрес на сървърa, който ще изпраща изходящи съобщения;

- Протокол - от тип SMTP (Simple Mail transfer Protocol) - осигурява защита на предаваната информация между клиента и сървъра;

- Порт – данните за него се попълват на база избрания протокол;

- Име (Login) – потребителско име, с което потребителят ще се вписва в изходящия сървър;

- Парола - за дефиниране на парола за идентифициране на потребителя;

- Потребител - от този селектор се избират потребители, дефинирани в системата като такива;

- Избор на тип на изходящия сървър – може да бъде потребителски или системен;

- Аутентикация – чекбокс за проверка при логването;

- Сигурност – от селектора може да се избира защитен канал за по-голяма сигурност на електронната кореспонденция. Стойностите са следните: Без – няма допълнителна защита на информацията; SSL (Secure Sockets Layer) – изпратената информация да остане непроменена и я изпраща само до сървър, за който е предназначена. Поддържа се от почти всички съвременни браузъри, приложения работещи с клиент-сървър среда, както и много устройства за комуникация; TLS сигурност – висока ефективност на защита, наследник на SSL защитата. Технологично тя се основава на използването на алгоритми за асиметрично криптиране - цифрови сертификати, които се прилагат за създаване на криптиран канал за комуникация между две системи;

- Бележки – това поле позволява въвеждането на допълнителна информация;

- След като се посочат необходимите параметри се кликва на чекбокс Валиден за да бъде валиден за използване настроения сървър.

След настройката на изходящия сървър се прикачат групи потребители и/или на конкретни потребители към него.

- Административни настройки - дефинират се в меню: Настройки/Управление на правата/Имейл настройки/Входящи сървъри.

- Настройки на ниво потребител – дефинират се от меню: Найстройки/Профил/Входящи сървъри.

Попълват се следните полета:

- Наименование - наименование на входящия сървър;

- Тип - избира се от настройката на сървъра, в случая IMAP;

- Адрес – адрес на mail сървъра;

- Порт - от настройката на сървъра, като стойност - 143;

- чекбокс Валиден - активира се дефинирания входящ сървър;

- Сигурност – от настройката на сървъра – защитен канал за по-голяма сигурност и защита на електронната кореспонденция;

- Изходящ сървър – асоцииране с изходящ сървър;

- Притежател – данни за притежателя – наименование;

- Имейл адрес – попълва се имейл адреса;

- Име /Login/ - потребителско име за логване в пощенска кутия – трябва да съвпада с имейл адреса;

- Парола – задава се паролата за достъп;

- чекбокс Персонален - ако се маркира този параметър, входящият сървър ще е достъпен само за потребителя;

- Потребител – асоцииране на потребител от ERP системата с дефинирания входящ сървър. Настройката се прави индивидуално от всеки потребител от меню Настройки/Профил/Входящи сървъри. Тогава потребителят ще се асоциира автоматично с дефинирания от него потребител;

- Работна област Папки - дефинират се кои папки от сървъра да се проверяват при получаване на входящо съобщение;

- Маркирането с отметка параметъра Помощник отваря помощен прозорец, който показва папките от сървъра, които ще се проверяват;

- чекбокс Оставяне на копие от писма на сървъра – ако параметърът е маркиран при изтриване на писмо от входящата пощенска кутия от системата, същото да остане като копие на сървъра;

- Пощенска кутия - асоцииране на пощенската кутия с името на притежателя на имейл адреса;

- Запис на създадения сървър - с бутона Запис;

- Бутонът Тест - използва сe за проверка дали въведените данни са се асоциирали с външния сървър. При правилно асоциирани данни се появява следното съобщение, илюстрирано на фигурата долу.

Проверката за нови писма става като се влезе от меню Списъци/ Имейл съобщения/:

Вижда се, че в папка Входящи има 5 пет входящи съобщения. Проверка за нови писма може да се прави с бутона за действие, който се намира над списъка на съобщенията и е под формата на две кръгови стрелки (в.ж. фигурата горе).

Тук се дефинират шаблони на съобщения и документи, които автоматично да се избират и да се изпращат към получателя. Тези шаблони се настройват по типа на информацията /документите/, която се съдържа в тях.

Настройките на ниво потребител са индивидуални и се дефинират на всеки един потребител неговата пощенска кутия, с която той ще работи.

Изходящите сървъри, наследени от групите, могат да се използват за изпращане само за груповите пощенски кутии, към които са асоциирани.

За личната ПК задължително трябва да има отделно настроен изходящ сървър.

Повече информация за избора на изходящ сървър от контекста на пощенска кутия може да се намери в Определяне на изходящи сървъри и изходящ имейл адрес при интерактивно изпращане на имейл.

Последователност от стъпки и действия.

Избор на меню: Настройки/Управление на правата/Потребители, избор на конкретен потребител, работен лист Имейл настройки:

Избират се изходящите сървъри, които са предварително дефинирани и с които ще работи потребителят. Прикачането на изходящ сървър към конкретен потребител става като се избере от селектора и се кликне върху бутона Прикачи този потребител. За активирането му е необходимо да се укаже, че ще бъде валиден и съответно, ако сървърите са няколко, кой от тях ще е основен.

На тази работна страница се настройват и папките, с които ще се работи. Основни папки са: папка Входящи - тук се записват входящите съобщения; папка Изходящи съобщения – записват се изходящите съобщения; папка Кошче – записват се изтритите съобщения; папка Чернови – в тази папка се съхраняват съобщения които са създадени, но не са изпратени все още до получателя.

Има възможност за дефиниране на подпапки към основните папки. Това става в поле Нова Папка, където се определя към коя основна папка е дефинираната подпапка. Запис със бутона Създай.

Линкът Отвори пощенската кутия отваря създадената вече пощенска кутия в нагледен вид.