В
|
Преместване на артикул от една група в друга: Colibri® ERP позволява ли да се направи преместване? Кога е най-удачно да се направи с оглед запазване на историята за движение на артикула
и ненарушаване на счетоводната отчетност в рамките на календарната година?
|
|
О
|
Не съществуват ограничения в Colibri® ERP относно смяната на принадлежност на асортименти от един и същи Тип (СТО,МАТ, УСЛ, ОДР) от една група в друга група.
Смяната може да бъде осъществена ръчно (чрез преизбиране на новата група във всеки един
асортимент) или т.н. автоматично (автоматизирано) - чрез експорт, промяна и импорт на данните в системата.
Но трябва да се вземат предвид следните обстоятелства:
-
По подразбиране след зачислението към новата група асортимента придобива всички настройки, заложени при дефинирането
на групата в системата. Визираме: метод на изписване, счетоводни сметки. Запазват се само мерни единици и схеми на разфасовка;
-
Ако отчетните сметки се различават ще се наложи да се вземе и ръчна счетоводна контировка за прехвърляне от една отчетна
сметка в друга;
-
Също така трябва да се проследят и стойностите на специфични категории и атрибути към конкретните асортименти;
-
Всички справки, които ще се извличат в системата по групи асортименти за минал и текущ период ще бъдат съобразени с
актуалното групиране.
|
В
|
Преименуване на артикул: Colibri® ERP позволява ли да се направи преименуване на даден артикул, като до датата на промяна на името документите, в които участва
артикула се запазят със старото наименование?
|
|
О
|
Да промяната е възможна, запазва се старото наименование във вече издадените документи, преди промяната.
|
В
|
Кога е най-удачно да се направи с оглед запазване на историята за движение на артикула и ненарушаване на счетоводната
отчетност в рамките на календарната година?
|
|
О
|
Промяната на наименованието на асортимента не води до корекция за счетоводни записи.
|
В
|
Промяна на метода на изписване на конкретни артикули по приложен списък: Възможно ли да се смени метода на изписване на даден артикул, като до датата на промяна се запази историята със стария метод?
|
|
О
|
Да. Възможно е да се смени метода на изписване. Историята със стария метод се запазва, но е много важно, след промяната
на метода да НЕ се преизбират артикули във вече създадени документи и пускат нови складови документи с дата, преди промяната.
|
В
|
За да е коректна отчетната стойност за финансовата година, то това трябва да стане от 01.01. на следващата година. Как
технически ще се реализира. Има ли възможност да се заложи датата на влизане в сила на промяната?
|
|
О
|
Няма възможност да се заложи дата, от която влиза в сила новия метод на изписване.
Технологично нещата могат да се случат по следния начин: - сменя се метода на изписване в самия артикул (може и чрез
ексел), прави се инвентаризация с метод корекция в материалната книга и всички последващи хронологично документи вече са с
новия метод. Важни условия тук са – да няма складови документи с датата на инвентаризацията, в периода на промяната, да не
се работи със системата и артикулите със сменен метод да не се ползват в документи, преди инвентаризацията.
Сменя се метода на изписване в самия артикул (може и чрез ексел); прави се инвентаризация с метод корекция в материалната
книга и всички последващи хронологично документи вече са с новия метод. Важни условия тук са – да няма складови документи
с датата на инвентаризацията, в периода на промяната, да не се работи със системата и артикулите със сменен метод да не се
ползват в документи, преди инвентаризацията.
Важни условия тук са: да няма складови документи с датата на инвентаризацията; в периода на промяната; да не се работи
със системата и артикулите със сменен метод; да не се ползват в документи преди инвентаризацията.
Инвентаризация трябва да се направи във всички складове, в които има наличност (към момента на промяната) на артикули,
със сменен метод.
|
В
|
Има ли възможност да се зададе метод на изписване на ниво "група" и всеки нов елемент присъединен към групата да придобива
по подразбиране метода на изписване?
|
|
О
|
Да. Възможно е и така е заложено функционално.
|
В
|
Създаване на нов артикул и деактивиране на вече съществуващ: При деактивиране на артикул с наличности към датата на деактивиране как се процедира?
|
|
О
|
Процедира се по преценка на клиента по следните два начина:
-
Наличността може да се прехвърли към друг артикул чрез инвентаризация, отчитаща липси/излишъци с нова цена;
-
Да се създаде складов документ "тип корекция" за прехвърляне на наличности количествено и стойностно от една позиция
в друга позиция, като количеството и стойността се въвеждат ръчно (+ -) за всяка позиция от документа за всеки отделен склад.
След извършване на операцията в основните данни на артикула, който се деактивира се маха отметката за активност.
Независимо от избрания подход като краен резултат документа за корекция ще трябва да е с нулева стойност.
Необходимост от допълнителни изчисления при нанасяне на информацията би възникнал ако артикула/правоприемник е различна
мерна единица.
|
В
|
Ако се създаде артикул, към който да се прехвърли начално салдо от наличности на деактивиран артикул, партидите ще се
отразят ли в началните салда на наличностите?
|
|
О
|
Ако заложения метод на изписване е по партиди и на двата артикула (стар и нов), то задължително корекцията, която ще
е необходимо да се направи, ще изисква в документа да има толкова редове, колкото са наличните количества по всяка една партида
от артикула, който деактивираме и също толкова, съобразно броя на партидите на артикула към който насочваме (количествено
и стойностно).
Препоръчително е това да стане с инвентаризация "тип корекция" в материалната книга.
|
В
|
Ако се обединят данни от два съществуващи артикула в единия от тях или се прехвърлят към новосъздаден такъв какви са
недостатъците и проблемите, които може да възникнат?
|
|
О
|
В продължението на въпроса сами оценявате първото предизвикателство:
В движението на активния/новосъздадения артикул няма как да бъде включена и хронологията на движението на деактивирания
артикул. Единствената връзка между тях е документа за прехвърлянето.
Но това не означава, че няма да имате достъп до информацията, която е свързана с операциите и документите, които са свързани
с архивирания артикул.
И още: В данните на новия артикул/правоприемник ще е необходимо да се въведе или актуализира и информацията, която засяга
категориите и атрибутите, принадлежността към каталози, продажни цени, резерв, преглед на мерните единици и схеми на разфасовка.
|
В
|
В случай, че не е възможна директна промяна в картона на активния артикул, с оглед историята, която трябва да запазим,
то как да постигнем необходимите промени. Какви са рисковете и нежеланите последствия при прилагане на всяка една от исканите
промени, съобразно възможностите на Colibri® ERP?
|
|
О
|
-
При смяна на метода на отчитане;
Една от най-рисковите операции е смяна на метода на отчитане и най-вече в стар документ да се ползва артикул с нов
метод. Задължително е да не се въвеждат допълнителни промени (количествени и стойностни) в старите документи. Но ако това
се избегне нещата ще са наред.
-
При прехвърляне на салда от един артикул към друг артикул;
Съществува риск да се появи несъответствие между изписани и нововъведени стойности.
За да бъде избегнат задължително условие е към датата на операцията да не се въвеждат промени (количествени и стойностни)
чрез документи с по-ранни дати.
-
При промяна на име;
Губи се информацията за предишното търговско наименование в текущата ви работа.
Затова под формата на кратко описание старото име би могло да бъде въведено в основните данни.
-
При промяна на група;
Както посочихме, ако има различни отчетни сметки, може да е необходимо в "Контировки" да се вземе допълнителна счетоводна
операция за прехвърляне.
-
При деактивиране на артикул;
Трябва да се направи проверка дали този артикул фигурира в активни поръчки за продажба, доставка, проформа фактури.
|
В
|
В каква последователност препоръчвате да се извършат промените, за да не се наруши работата на системата и отчетността?
|
|
О
|
1. Промяна на метода на отчитане с една дата;
2. Обединение и деактивиране на позиции с друга/следваща дата или обратното.
|
В
|
Има ли възможност за автоматизиране на някои от промените чрез импорт на данни?
|
|
О
|
Да, за някои от промените има възможност за автоматизиране с ексел. Например за смяна на метода на отчитане, за смяна
на статуса на артикула "Активен/Неактивен", смяна на име, смяна на принадлежност към група.
|
