Colibri® ERP притежава сложна подсистема за управление на правата, основаваща се на логическо разделение на потребителите на три нива:
Глобално ниво - за всички потребители;
Групово ниво - за всички потребители, членове на определена група;
Потребителско ниво - индивидуална настройка за даден потребител.
От фигурата се вижда, че колкото по-надолу слизаме, толкова индивидуалността на правата се увеличава. Това е така, защото при управлението на правата се изпълняват следните правила:
Всички потребители могат да ползват настройките на глобално ниво, ако не е зададена друга настройка на групово ниво.
Всeки потребител, член на дадена група ползва настройките на правата на групата, ако не е зададена друга настройка, специално за този потребител.
Colibri® ERP е бизнес система, чиято основна задача е да осигурява информационна поддръжка на различните отдели от фирмата или организацията, поддържайки единна и централизирана база от данни. При тези условия от изключително важно значение е управлението на начините за споделяне на информация между различните отдели или подразделения на фирмата, както и между различните потребители. Нормално е някои данни да може да се споделят между служителите от различни отдели (например цените за продажба), но други да се управляват от служителите на дадени отдел, но да са недостъпни за други (например себестойността на продукцията или доставните цени на стоките).
Colibri® ERP е снабдена с мощна система за управление на споделянето на информация, която трябва добре да бъде усвоена от фирмените администратори, които ще отговарят данните да се споделят по правилния за фирмената политика начин.
Споделянето на данни (респективно създаването на документи и тяхното споделяне) се подчинява на множество правила, които ще се опитаме да опишем по-надолу, а именно:
Всеки потребител може да е член на една или повече групи. Една от тези групи е основна за потребителя.
Даден потребител е собственик на документите, които е създал, докато тази собственост не му бъде отнета от потребител с административни права. Тогава собственик на тези документи става потребителя, отнел правата.
Потребителите, имащи една и съща основна група създават документи, за които имат всички права (четене; запис; изтриване) и им е разрешено да си ги споделят.
За документите, на които е собственик, потребителят има всички права за: четене; запис; изтриване.
Нека потребител B имащ основна група G споделя документите си с потребител А, т.е. A е член на G, но G не е основна група на A. Тогава потребител А има само правата над тези документи, указани в настройките, за група G или в неговите индивидуални настройки. Това може да са: никакви права; права за четене; права за запис; права за изтриване. Правата за запис, включват правото на четене. Правата за изтриване, включват и права за четене и запис.
