Всяка поръчка от клиент има определен статус (селектор Статус в горния десен ъгъл). Статусът се задава като се избере от селектора Статус.

Ще опишем възможните състояния, които може да заеме Поръчка от клиент.

Дефиниране – това е статуса, които приема поръчката при въвеждането (набирането) й в системата, т.е поръчката само е въведена в системата но все още не е стартирана;

Иницииране – поръчката все още не е стартирана (пусната) има дадена възможност за одобряване (от по-висшестоящ потребител);

Поръчката се инициира като се избере от селектора Иницииране и се запише с бутона за запис от навигационния блок с бутони.

След като е инициирана поръчката (т.е. подлежи на одобрение), тя може да бъде Прекратена или Стартирана.

Прекратена – изпълнението на поръчката е ненормално прекратено поради потребителско решение или грешка;

Стартирана – дава се ход на поръчката и тя може да бъде обработвана и изпълнявана.

Статусът на поръчката се задава като се избере от селектора Статус и се запише с бутона за запис от навигационния блок с бутони.

При стартиране на поръчката се появяват работни листи Потвърдени количества, Проформи, Експедиране, Продажби.

В работен лист Статус системата автоматично създава записи при преминаването на поръчката в различните статуси.

Тези записи се подреждат в обратен хронологичен ред. Най-отгоре е последната промяна на статуса.

Всеки един запис съдържа информация за датата и часа на записа, вида на статуса, името и инициалите на потребителя, които е променил статуса. На долния ред се съдържа информация за автоматично извършените действия от програмата.

С бутона - Редактиране, може да се въвежда и/или редактира текст на реда под записа за промяна на статуса.

По-надолу в работен лист Статус се намира таблица с Индикатори. Тук автоматично се следи статуса на поръчката като цяло (съвкупност от процесите Обработка, Проформи, Експедиране, Продажби).

Индикатори:

И – Изпълнена;

А - Активна.

Системата автоматично поставя буквите И и А. По този начин се индикира състоянието на всеки един процес.

Статусът в колона Поръчки е сума от статусите на останалите процеси.

На фигурата индикаторите се тълкуват по следния начин:

Обработка – активна и изпълнена (Потвърждаването на количествата е изпълнено);

Проформи – активна и изпълнена (Има издадена проформа за всички потвърдени количества);

Експедиране – активна (експедирани са само част от количествата и процеса на експедиране все още не е изпълнен);

Продажби – не е активен този процес (няма издадена фактура за потвърдените количества);

Поръчки – активна (т.е. има стартирали процеси по тази поръчка, но тя ще премине в статус Изпълнена, когато всички количества се фактурират).

След като е изпълнена една поръчка от селектора Статус се избира статус Изпълнена и се записва с бутона от навигационния блок с бутони.

С промяна на статуса в Изпълнена поръчката вече не може да бъде редактирана, полетата във всички работни листи стават неактивни.

След като е изпълнена поръчката тя може да се архивира с промяна на статуса в Архивирана. Това е неопределен статус при необходимост от исторически справки.