След въвеждане на асортиментите и запис на фактурата, системата автоматично създава експедиционна бележка, за изписване на артикулите от склада. Това означава, че наличностите автоматично се намаляват с количествата на включените във фактурата асортименти.

Фигура 5.25. Работен лист Експедиране

Най-отгоре, в област Експедиране се показва кратка информация за фактурата, към експедиционната бележка – номер, дата, дата на осчетоводяване, клиент, склад.

Чекбокс Синхрон се използва за да се указва дали да се извършва автоматично обновяване на свързания складов документ (експедиционна бележка) при промяна на данните в документа за продажба.

При избран Синхрон, ако се редактират артикулите във фактурата, това веднага ще се отрази и в експедиционната бележка.

	Забележка
	Функцията Синхрон се ползва само, ако има нула или един свързан складов документ.

При неизбран Синхрон промените, направени във фактурата няма да се отразят в експедиционната бележка. Например, ако се добави нов артикул в документа за продажба (на следващата фигура) той няма да се включи в складовия документ (експедиционна бележка) и количеството ще се запише в колона Остатък (оцветено в жълто). Отпред на фактурата (в работен лист Асортименти) това количество се оцветява в червено и при поставяне на мишката се появява подсказка, че има неиздължено количество. Като се маркира Синхрон артикула ще се добави автоматично в складовия документ.

Фигура 5.26. Работен лист Свързани документи

Тук се намират складовите документи прикачени към фактурата. Артикулите са подредени под формата на таблица със следните колони:

Номер/НП – Номер на артикула/Продуктов номер на доставчика (от Основни данни за асортимента);

Наименование/на доставчика – Наименование на артикула/съответно, наименование при доставчика (от Основни данни за асортимента);

Количество – количеството и мерната единица на артикула;

Склад – склада, от който се изписват артикулите;

Остатък - показва количествата, които не са включени в складовия документ (експедиционна бележка), а ги има във фактурата за продажба.

Подсказка: При поставяне на мишката в колона Остатък (дори и ако няма стойност тази колона), маркера се променя в режим за избор (ръчичка), като по този начин може да се отиде дирeктно към картона на артикула. При кликване (полетата със сива отметка в горния десен ъгъл), в отделен прозорец се отваря картона на избрания артикул.

Редактирането на складовия документ за експедиция (експедиционната бележка) може да се извърши, като кликнете върху номера на документа. Системата директно ще ви прехвърли в съответния складов документ.

Друг начин за редактиране е следния:

	Забележка
	При запис на складовия документ системата издава предупредителни съобщения. Например изписването на кои артикули води до отрицателни наличности и др. Фигура 5.28. Експедиране - предупредителни съобщения

Останалите два бутона са:

Бутон – изтриване на връзката към този складов документ;

Бутон – изтриване на складовия документ.

Подсказка

При извършването на някакви действия по складовите документи (редактиране, изтриване и др.), или при редактиране данните за асортиментите, трябва да натиснете бутона - Обнови от навигационния блок.

Фигура 5.29. 

Други действия, които могат да се извършват (област Действия) са:

Генериране на нов складов документ;

Свързване на съществуващ складов документ.

Свързването на съществуващ складов документ с фактурата (ако складовия документ е въведен преди фактурата) се извършва по следния начин:

На фигурата е показано свързването на два складови документа (от различни складове) с една фактура.

Забележка

Оцветените в жълто полета е колона Остатък съдържат количества които остават неиздължени. Това поле може да бъде със зелена или червена отметка в горния десен ъгъл. Зелената отметката показва, че неиздължените количества са налични. Например в горнaта фигура е показано, че остават за издължаване още 123 бройки при налични 3205 в складовете на фирмата. Ако отметката е червена, това е показател, че наличните количества не могат да покрият цялото останало количество, което се дължи по тази фактура.

Предназначението на този работен лист е да се автоматизира процеса на резервиране на неиздължени количества. Да изясним процесите на резервации в Colibri® ERP.

Параметри на резервациите:

Всяка една от тези резервации ще бъде освободена при едно от следните условия:

- изтичане на срока;

- издължаване на количества от контекста, в който са резервирани;

- ръчна промяна на статуса или изтриване на резервацията.

Приоритет на резервацията.

Приоритетът на резервацията определя редът, в който те се подреждат по "важност" и се усвояват. Общото правило за усвояване на резервациите към един и същ контекст е хронологично и от най-високия към най-нисък приоритет.

Тип на резервацията, в зависимост от начина, по който е инициирана и как ще бъде "усвоена".

В зависимост от начина на иницииране на резервациите могат да бъдат разграничени следните типове:

- общ тип резервация (свободна) - приоритет 0;

- за свободни количества (от контекста на клиентска поръчка или заявка за доставка) - приоритет 0;

- за потвърдени количества (от контекста на клиентска поръчка или заявка за доставка) - приоритет 0;

- заскладени количества - автоматично резервиране на количества, прехвърлени по заявка за доставка или поръчка за доставка - приоритет 1000.

	Важно
	Резервациите не са самостоятелен механизъм. Те са интегрирани, съпътстват и обслужват логистичните и търговски процеси. Това означава, че тяхното функциониране основно зависи от настройката на процесите, които обслужват.

Пример 13. Пример за резервиране на количества

Нека да разгледаме един пример. Продажба на следните артикули:

С000000014 Шоколад Toblerone – 20 кашона;

С000000014 Шоколад Milka – 5 кашона.

И двата артикула не са налични в склада към момента на продажбата и остават като дължими към клиента.

Фигура 5.33. Резервиране на количества

Неиздължените количества може да се набавят от друг склад или от външна доставка. Очевидно това са спешни за издължаване количества и затова потребителя има възможност да ги декларира като резервирани, за да може при първа възможност да бъдат запазени за него. Това се извършва по следния начин:

1. Преминавате в работен лист Резервации;

   Фигура 5.34. Работен лист Резервации

   

   
   

   Системата ще ви предложи да създадете резервация за неиздължените количества.

2. Натискате бутона - Нова резервация, за да може автоматично да се извърши процеса;

   Фигура 5.35. Резервации

   

   
   

   Появява се нова колона Резерв.\Осв. и крайната дата на резервацията (в примера 8.07.2006), т.е. до кога да се запазят резервираните количества.

   	Забележка
   	При кликване върху датата на резервация, в отделен прозорец системата ще ви покаже самата резервация.

3. Освобождавате резервацията, когато се издължат количествата, или когато й изтече срока с бутона .

Когато се издължат количествата със складов документ (експедиционна бележка) тя се появява под таблицата с резервации.

Фигура 5.36. Резервации - свързани документи

С бутона - Освободи от резервираните количества, освобождавате резервацията.

Фигура 5.37. Резервации

Резервацията е била валидна до 8.07.2006, но на 30.06.2006 има постъпления на липсващите артикули (от външен доставчик или от друг склад) и те са издължени на клиента, резервацията се приключва, като се освободят съответните количества.