Избор на меню: Списъци/Задачи и събития/Нов запис.

- Номер – оставете празно за автоматична номерация;

- Относно – кратко описание на събитието;

- Вид на дейност – задача или събитие;

- Тип на събитието – среща, конференция, разговор, друго;

- Приоритет – спешно, висок, нормален, нисък, няма;

- Завършеност – не се ползва при дейност от тип събитие;

- Начало дата/час – начало на събитието;

- Край дата/час – край на събитието;

- Поверителност – персонално, публично, публично време;

- Статус – статус на събитието - при първоначалното си регистриране в системата събитието е в статус Дефиниране, за стартиране на изпълнението следва да се промени статуса на Инициирана и Стартирана (или директно Стартирана). След като се стартира, се появяват нови статуси, които може да приема събитието: Активна, Задържана, Прекратена;

- Описание – кратко описание;

Събитията могат да се провеждат периодично. Системата позволява най-различни схеми на настройка на периодичното провеждане на събитията.

Чекбокс Периодичност – вкл/ изкл. на периодичното провеждане на събитието;

Начало – дата и час на начало на събитието;

Край – дата и час на край на събитието;

Провеждането на събитието може да е дневно, седмично и месечно.

Дневното провеждане може да е всеки ден, на всеки 1,2 или 3 дена, само през работните дни.

От показаното на фигурата се вижда, че събитието ще се провежда от 22.10.2012 до 5.11.2012, на всеки два дена.

При маркиран радиобутон Работни дни – събитието ще се провежда само през работните дни.

Пример за седмична настройка:

Настройката е следната: събитието ще се провежда седмично, на всяка втора седмица, в понеделник, сряда и петък.

Пример за месечна настройка:

На фигурата събитието е настроено да се провежда месечно, всеки трети месец, на 1-во, 10-то и 15-то число, за периода от 22.10.2012 до 31.12.2013 г.

На фигурата провеждането на събитието е настроено месечно, всеки месец, всяка трета събота.

Месечната настройка може да бъде и за конкретни месеци, посредством чекбоксовете с месеците.

Работен лист Назначения. Назначаване на нов потребител:

- Селектор Потребител – избирате потребителя, който ще участва в събитието;

- В ролята на – възможностите са следните: Изпълнител, Ръководител, Супервайзор, Друго;

- Чекбокс Потвърдил участие – маркира се от назначения потребител (или от администратор);

- Присъствал – маркира се след приключване на задачата от съставителя на събитието или от администратор;

- Бележки – кратко описание;

- Запис – с бутона .

При маркиране на чекбокс Покажи График, системата показва графика на назначените потребители – в какви задачи и събития са ангажирани по същото време.

Потребителите са отбелязани с техните инициали. Насрочените дейности са оцветени в жълто и зелено. Текущото събитие е в синьо. При движение на мишката, върху тях се вижда какъв е типа на събитието, кой номер е, и има линк към него.

При маркиране на чекбокс Покажи списък, системата показва списък на дейностите, в които ще участват назначените потребители в този период от време.

В тази форма има възможност за прикачване на линкове към данни за клиенти, доставчици, различни видове документи – продажба, проформа пр, доставка, заскладяване, експедиране др.

Избирате вида от селекта Добави, след това от селекта Като (доставчик, клиент или документ) и прикачвате с бутона .

От работен лист Напомняне може да се пусне уведомление или напомняне на потребителите, които са назначени по тази задача.

Те се получават под формата на лични съобщения и така потребителят е осведомен своевременно за предстоящото събитие.

В работен лист Свързани събития има възможност за генериране на свързани събития към основното събитие.

Също така ако събитието ще се провежда периодично, в точно определени дни (в.ж. работен лист Информация), системата предлага да се създадат записи за всички бъдещи събития.

Пример:

Настроили сме (в работен лист Информация), че срещите ще се провеждат от 1.11.2012 до 15.11.2012, всеки работен ден, от 10:00:00 до 12:00:00.

В работен лист Свързани събития системата подготвя записи за всички предстоящи срещи за периода и могат лесно да се генерират, като се маркират и клик на бутона Създай. Тези предстоящи събития се появяват и в календара (в.ж. Календар).

Настройка на периодичността:

Системата автоматично е изчислила и подготвила предстоящите събития според настроената периодичност. Оттук, с маркиране на съответното събитие може лесно да се генерира ново, с възможност за копиране на Връзки с документите, Напомняне и Връзки с потребителите.

При създаване на новите събития, те ще се отразят в Календара.

В работен лист Статус системата автоматично създава записи, при преминаването на задачата в различните статуси.

Описва се датата и часа на промяната, вида на статуса, кой потребител е извършил промяната и кратък пояснителен текст.