Избор на меню: Списъци/Задачи и събития/Нов запис.

Въвежда се основната информация за дейността:

- Номер – оставете празно за автоматична номерация;

- Относно – кратко описание;

- Вид на дейността – избирате задача, събитие или друго;

- Тип на дейността – задача, отчет, разговор, друго;

- Приоритет – спешно, висок, нормален, нисък, няма;

- Завършеност – процент завършеност (само при задачите) – въвежда се ръчно;

- Начало дата/час – начало на поставената задача;

- Срок дата/час – срок на завършване на задачата;

- Поверителност – персонално, публично, публично време;

- Статус (въвежда се ръчно) – дефиниране, иницииране, стартирана – при първоначалното си регистриране в системата задачата е в статус Дефиниране, за стартиране на изпълнението следва да се промени статуса на Инициирана и Стартирана (или директно Стартирана). След като се стартира задачата, се появяват нови статуси, които може да приема задачата: Активна, Задържана, Прекратена;

- Описание – кратко описание на задачата.

Работен лист Назначения – определяне изпълнители на задачата.

Назначаване на нов потребител по изпълнение на задачата:

- Селектор Потребител – избирате потребителя, който ще извърши поставената задача;

- В ролята на – възможностите са следните: Изпълнител, Ръководител, Супервайзор, Друго;

- Чекбокс Потвърдил участие – маркира се от назначения потребител (или от администратор);

- Присъствал – маркира се след приключване на задачата от съставителя на задачата или от администратор;

- Бележки – кратко описание;

Запис с бутона .

По описания начин въвеждате толкова потребители, колкото са необходими за изпълнение на задачата.

Информацията за потвърждение и участие може да се нанася и след като са назначени всички изпълнители (чекбоксове Потвърдил и Участвал срещу всеки изпълнител).

С бутона – редактиране на данните за назначението;

С бутона – изтриване назначението на потребителя.

Чекбокс Покажи график - извикват график на назначения потребител, само ако той е назначен в друга задача и/или събитие по същото време (т.е когато текущата задача съвпада с други дейности на назначените потребители).

Чекбокс Покажи списък – показва се списък с другите дейности, по които е назначен потребителя, по същото време, през което трябва да се изпълни текущата задача.

По този начин администратора, който разпределя задачите вижда заетостта на потребителите и би могъл да размести събитията, или да назначи други изпълнители на задачата.

Пример:

На фигурата се вижда, че назначения потребител Мирослава Димитрова по време на текущата задача (оцветена в синьо) е ангажирана с друга дейност (оцветеното в жълто). Отдолу в списъка с дейности се вижда каква е другата дейност, срока, приоритета и статуса. Има и линк към нея.

В зависимост от продължителността на дейностите, те се разполагат съразмерно в графика на потребителя.

Работен лист Връзки с документи. В тази форма има възможност за прикачване на линкове към данни за клиенти, доставчици, различни видове документи – продажба, проформа пр, доставка, заскладяване, експедиране и др.

Избирате вида от селекта Добави, след това от селекта Като (доставчик, клиент или документ) и прикачвате с бутона .

Пример:

На фигурата са свързани един Партньор (като клиент) и един Документ за продажба.

От работен лист Напомняне може да се пусне уведомление или напомняне на потребителите, които са назначени по задачата.

Те се получават под формата на лични съобщения и така потребителя е осведомен своевременно за предстоящата задача.

В работен лист Свързани задачи има възможност за генериране на нова задача (подзадача), свързана с вече поставената задача. Тази форма е удобна, защото бързо може да се генерира нова подзадача с копиране на данните от текущата.

Създаване на нова задача (подзадача):

- Относно – системата предлага същото наименование като на основната задача с възможност да се редактира. Буквичката (с) означава, че новата задача е свързана към друга задача.

- Вид и тип – запазват се същите като на основната задача;

- Начало дата/час – дата и час на начало на подзадачата (свързаната задача);

- Срок дата/час – срок на задачата;

- Копиране на - има възможност за копиране на данни от основната задача, като се маркират чекбоксовете: Връзки с документи, Напомняне, Връзки с потребители;

- Създавате нова задача с бутона Създай;

В работен лист Статус системата автоматично създава записи, при преминаването на задачата в различните статуси.

Описва се датата и часа на промяната, вида на статуса, кой потребител е извършил промяната и кратък пояснителен текст.