След подготовката на таблицата с данни за артикулите, следва съществената част по импорта в системата. Вариантите за прехвърляне на артикулите в програмата са два:

I. Подготовката на файл за импорт, като е необходимо да бъде записан в текстов формат;

II. Копиране на артикулите от екселската таблица и поставянето им в празното поле в системата, където данните ще бъдат обработени във вид, позволяващ импорта.

Разглеждаме първия вариант - избор на хоризонтално меню: Списъци/Асортименти/Стоки/Импорт.

Изборът на предварително подготвеният файл за импорт става посредством бутона Browse.... Зареждането му в програмата става с бутона Зареждане.

Ако сте избрали втория вариант, то разликата е само, че при него не зареждате данните от файл, а копирате на артикулите от предварително подготвена екселска таблица в празното поле/област в системата, където данните ще бъдат обработени във вид, позволяващ импорта. По нататък стъпките и действията не се различават и ще бъдат разгледани както следва.

След зареждането на данните в областта се натиска бутона Анализ.

Следва да се направи предварителна подготовка и настройка на данните по колони и редове, ако е необходимо, и след това те да бъдат импортирани.

Следващата стъпка е свързана с определяне имената на колоните и проверка валидността на данните.

След като бъдат определени имената и колоните, които ще се импортират, се кликва върху бутона Подготовка.

На екрана е показана част от таблица, подготвена да бъде импортирана в системата. Основно се вижда, че пред някои номера на стоките има индикатор който е зелен плюс. Това подсказва, че тези записи вече съществуват в системата и при импорта ще бъдат препокрити.

Вижда се, че над таблицата има селектори, които служат за подсказки и за филтриране на списъка по определени параметри.

Да разгледаме съобщенията от подготовката:

- Общо редове(147)/Избрани (12) – за конкретният случай се описва че има 147 реда в таблицата,който могат да бъдат импортирани, като само 12 от тях са избрани да бъдат импортирани, т.е тези който имат отметка отпред;

- Грешки (40) - то този пример който е изобразен показва че има 40 реда в който има открити грешки. Ако се маркира отметката пред филтъра ще се покажат тези 40 реда в който има грешка;

На екрана е показан част от тези 40 реда, в които има грешки. Като индикатор за грешка е червената звездичка, която е в първата колона, а клетката в която има грешка е маркирана с червено ъгълче. В конкретният случай грешка е допусната в името на групата на стоките. След корекция на грешките се кликва върху бутона Проверка за да провери системата отново дали има допуснати грешки преди да бъде извършен импорта;

- Предупреждения( 0) – дава информация за липсващи полета, които не са попълнени, като в конкретният случай няма липсващи полета;

- Без грешки (107) – системата показва, че от общо 147 реда има 107 реда без грешки;

- Съществуващи записи (9) – този селектор показва, че има девет съществуващи записи който са препокрити при новият импорт;

- Покажи старите – този селектор ще филтрира списъка само по старите записи, които ги има вече в системата.

След като бъдат проверени и отстранени грешките е необходимо да се импортира списъкът на стоките в системата.

Преди импорта е необходимо да се отбележи с отметка всеки от редовете, който ще бъдат импортиран.

Импортирането на артикулите в системата става посредсвом бутона Импортиране.

Отчетът на импортираните стоки в системата има следният вид: