Форма

Правоъгълна област от екрана, в която са подредени и описани полета за въвеждане на информация. Формите са предназначени за въвеждане, визуализиране или редактиране на информация. Въвежданата информация е предназначена да бъде добавяна в определени места (полета), от записите (редовете) на таблиците от базата данни.

Формите може да са доста сложни и полетата в тях да са разположени на няколко страници, както и да съдържат информация от една или няколко таблици от базата данни.

На следващата фигура е показан пример за входна форма.

Многозаписна Форма

Форма, която визуализира няколко записа от таблица на базата данни едновременно се нарича многозаписна.

Многотаблична Форма

форма, в която едновременно се представя информация от няколко информационно свързани таблици. Записите от различните таблици се обособяват в правоъгълни области (региони) от формата.

Регион

Област от формата, в която се въвежда множество записи, принадлежащи на една таблица, които са логически и информационно свързани с полетата от друг регион на формата. В една форма може да има един, два или повече региона. С помощта на регионите се реализират логическите отношения 'един към един' и 'един към много'.

Поле

Активна област от екрана, която е определена за въвеждане, редактиране или визуализиране на информация. Смисълът на данните в полето се пояснява с текст, записан в близост до него.

Полетата биват такива, в които потребителят може да променя стойността и/или да въвежда нова (за редактиране/въвеждане) и такива, които са само за визуализиране. Оттук нататък ще става дума само за полетата за редактиране/въвеждане.

От друга страна трябва да се знае, че в някои полета предварително са зададени ограничения за въвежданата информация. Например тя може да бъде само от някакъв предварително подготвен списък (селектор - list box) или само от определен тип - числова, текстова, от тип дата или др.

Запис

Съвкупност от полета, включени във форма, обединени смислово, без повторения. В повечето случаи полетата на формата съответстват на един запис (ред от таблицата в базата данни) информация.

Таблица

Съвкупност от записи, имащи еднаква структура. Еднаквата структура означава, че всеки запис съдържа еднакъв брой, еднакво разположени едно спрямо друго полета. Информацията във всяко поле може да бъде от числов, логически, дата, текстови (буквеноцифров или символен) тип, който трябва да се съблюдава при въвеждане.

Формите са предназначени за въвеждане на нова или редактиране на вече въведена информация в една или няколко таблици. Смисълът на въвежданата с помощта на полета информация се пояснява с текст, поставен непосредствено до или над съответното поле.

При въвеждане/редактиране на информация в поле от формата е необходимо да се спазва типа на данните (числен, логически, символен, дата).

Въвеждане или редактиране на информация в поле от запис се извършва чрез преместване на маркера на мишката в избраното поле и натискане на десен бутон. Маркерът започва да мига в полето, което означава че се очаква въвеждане на стойност от клавиатурата на компютъра.

След въвеждане на новата информация е необходимо тя да бъде записана в базата данни. Това се извършва със съответния бутон за запис (например - от навигационната група, горе в дясно) за съхраняване на информацията, който задължително присъства във всяка форма.

Копиране на информация от едно поле в друго

В случай, че се налага една и съща стойност да се въвежда в повече от едно поле има възможност за бързо и лесно копиране по следния начин:

В резултат в полето се появява копираната стойност и така за всички останали полета.

Друг начин за постигане на същото е следния:

Избор от селектор

Селекторът (или селект) служи за избор на една от вече определени фиксирани стойности. Те не могат да се редактират, а само да се избира една от възможните. Технически това става по следния начин:

Като резултат в полето се зарежда избраната стойност.