На база открито несъответствие в пристигащите от доставчик стоки или материали, следва същото да бъде отразено в регистъра на рекламациите в меню
.Причините за рекламация и действията при открито несъответствие подлежат на настройка, т.к. могат да бъдат специфични за всяка фирма. Тази настройка е описана в глава Предварителни настройки.
Процеса на регистриране и обработка на рекламация има също четири етапа на изпълнение:
Констатация;
Анализ;
Координиране;
Решение;
Комуникация с Доставчик, на който търговеца може да регистрира ескалиране на рекламация за доставен продукт и към доставчика.
За да се премине към следващ етап, рекламацията трябва да се подпише от отговорно лице, което изпълнява съответния етап.
Това е първият етап от процеса на описване на рекламацията. За да се стартира процеса на регистриране на рекламация се избира таба
.Попълва се видът й – в случая се избира към доставчик и след запис с бутона горе вдясно, системата предоставя цялата форма с полета за попълване на информацията за етапа констатация.
Въвеждането на информацията започва с въвеждане на поръчка към доставчика или направо на неговата фактура. Тези документи се избират от специално предназначен за тази цел лукъп списък, който се появява след двоен клик върху съответното поле.
Избирате артикул от съществуващите в избраната фактура и попълвате полетата по-нататък, за да опишете ситуацията около установеното несъответствие.
След подписване на етапа по констатация, се появява таб за следващия етап на обработка на рекламацията. На този етап се описват какви разпоредени коригиращи действия ще бъдат предприети към продукта или доставчика, предложения за подобрения и превантивни действия. За да се продължи нататък в процеса е необходим подпис на етапа от отговорното лице. На следващата фигура е показана примерна форма за етапа Анализ.
Този етап е предназначен за потребители с по-големи отговорности в процеса на обслужване доставките. В полето за информация има възможност да се въведат препоръки и напътствия свързани с продукта или доставчика на проблемната стока или продукт. На следващата фигура е показана примерна форма за етапа координиране.
Тук могат да се регистрират и създадат документи за прехвърляне на определени бройки от артикула в склад за връщане или преработване, или пък в склад за отпадък, в случай, че е взето решение определени бройки да се изхвърлят като негодни.
Етапът завършва с подпис на отговорното лице, за да може да се продължи напред.
Това е последният етап от процеса по управление на рекламациите. Тук отговорното лице от по-високо ниво окончателно определя крайната съдба на рекламацията. Решението може да бъде една от следните опции – одобрена, неодобрена, невалидна, без финансови отражения.
Подписването на този етап регистрира, че процеса на рекламацията е приключил и решението по нея влиза в сила.
Рекламация към доставчик подлежи на регистриране на последващите действия от страна на доставчика. Те включват няколко важни неща като:
o Решението на доставчика;
o Кредитно известие от доставчика за компенсиране на несъответствието;
o Регистриране на кредитно известие на подизпълнител на доставчика, ако той е причинил възникването на несъответствието.
В този случай данните за рекламацията към доставчик се въвеждат от таб
. Тук се регистрира дали рекламацията е приета от доставчика или не. За върнатата стока към доставчика има възможност да се въведе Кредитното известие (КИ) от доставчика. Кредитното известие се избира от лукъп списък след двоен клик върху полето за кредитно известие - КИ. На следващата фигура е показан избор на кредитното известие, свързано с рекламацията към доставчика.Важно | |
---|---|
Системата предлага всички кредитни известия за избрания период. Правилния избор на КИ е важен, т.к. ако изберете несвързано с фактурата от доставчика КИ, ще се замени и артикула от рекламацията. |
Добра практика е КИ от доставчика да се свързва със съответната фактура за доставка. С клик върху антетката Фактура лесно можете да отидете директно на съответната фактура за справка. На следващата фигура се вижда кое КИ е свързано с нашата фактура за доставка.
А ето и съдържанието на самото КИ.
Ето как изглежда окончателно информацията за компенсацията в таба Доставчик.
Ако се налага да се въведе КИ, несвързано с фактурата от доставчика, въведете същото в следващата секция, за документи от подизпълнител. В практиката това се налага, например когато стока е повредена при транспортиране и вината за несъответствие е на транспортиращата фирма или пък в случаи, когато подизпълнител на доставчика некачествено е изпълнил задачите си. На следващата фигура е показана регистрирана компенсация с КИ от транспортиращата фирма.
За да видите в регистъра за рекламации, данните и документите за доставчик и негов подизпълнител изберете във филтъра опцията Доставчик-Решение. Информацията за доставчика се показва в най-десните колони от регистъра и можете да търсите и филтрирате по тях. Ето едно примерно представяне на тази информация в регистъра.