Това е първият етап от процеса на описване на рекламацията. За да се стартира процеса на регистриране на рекламация се избира таба Нова рекламация.

Попълва се видът й – в случая се избира от клиент и след запис с бутона горе вдясно, системата предоставя цялата форма с полета за попълване на информацията за етапа констатация.

Тук се попълват данните за клиента, продажбата, продукта, причините за рекламацията, придружаващи документи и т.н.

Въведената информация от етапа констатация може да се отпечата като протокол или друга бланка, ако е необходимо.

Формата на бланката и нейното съдържание могат да бъдат по специфичен за фирмата шаблон.

За да се премине към следващ етап, лицето отговорно за въведената информация е необходимо да я подпише.

След подписване на етапа по констатация, се появява таб за анализ на рекламацията. На този етап се описват какви разпоредени коригиращи действия ще бъдат предприети към продукта, предложения за подобрения и превантивни действия, действия по отношение на продукта и по отношение на клиента. За да се продължи нататък в процеса е необходим подпис на етапа от отговорното лице. На следващата фигура е показана примерна форма за етапа Анализ.

Този етап е предназначен за потребители с по-големи отговорности в процеса на обслужване на клиентите. В полето за информация има възможност да се въведат препоръки и напътствия свързани с продукта, клиента или доставчика на проблемната стока или продукт. На следващата фигура е показана примерна форма за етапа координиране.

Етапът завършва с подпис на отговорното лице, за да може да се продължи напред.

Това е последният етап от процеса по управление на рекламаците. Тук отговорното лице от по-високо ниво окончателно определя крайната съдба на рекламацията. Решението може да бъде една от следните опции – одобрена, неодобрена, невалидна, без финансови отражения.

Може да бъде прикачено и КИ, което се издава на клиента за върнатата стока и сума. Подписването на този етап регистрира, че процеса на рекламацията е приключил и решението по нея влиза в сила.

Рекламация от клиент може да ескалира до рекламация на фирмата към нейния доставчик, доставил дефектната стока или продукт.

В този случай данните за рекламацията към доставчик се въвеждат от таб Доставчик. Тук се регистрира дали рекламацията е приета от доставчика или не. За върнатата стока към доставчика има възможност да се въведе Кредитното известие (КИ) от доставчика както и фактурата, с която е доставена стоката. Регистрирането на тези операции с доставчика може да се осъществи по два начина, съответстващи на възможните начини за регистриране на връзката КИ-фактура за доставка в Colibri® ERP.

Вариант 1

Първо с двоен клик в полето за КИ се избира КИ. Автоматично, полето за фактура става активно, за да се избере и фактурата към която е КИ. След запис, с бутона горе вдясно, автоматично се извлича и фактурата, с която е свързано КИ.

На следващата фигура е показан пример за регистрирано КИ 04042019/3 към доставчика.

Това КИ е свързано с фактура 04042019/2. Тази връзка е създадена при регистрирането на кредитното известие – както е показано на следващата фигура.

Вариант 2

В някои случаи доставчикът може да издаде КИ за връщане на сума, с която да бъдат покрити няколко рекламирани продукта. В този случай в Colibri® ERP е предвидена възможност за регистриране на КИ като разход по доставката, чиято сума в последствие да се разпредели по артикулите от фактурата.

На следващата фигура е показан такъв пример, като в случая, цялата сума от КИ се използва за коригиране на дължимата стойност по първия продукт. Ако се налага, сумата от КИ може да бъде разпределена по няколко продукта от фактурата за доставка.

Какво правим в таба Доставчик. на рекламацията от клиент?

Първо, с двоен клик се извлича фактурата за доставка.

След запис с бутона горе вдясно, автоматично се извлича и информацията за номера на кредитното известие.