Наличностите са основен параметър в управлението на складовото стопанство и в управлението на дейността на фирмата като цяло.
Наличностите са динамична във времето величина, която е следствие от движението на артикулите в складовете на фирмата. Движението на артикулите в складовете на фирмата се осъществява със складови операции, които могат да бъдат:
Заприходяване – приход на някакво количество в даден склад – например от документи за доставка, собствено производство, излишъци, остатък от минали години, безвъзмездно получени, корекция;
Изписване – разход на някакво количество от даден склад за различни нужди на фирмената дейност – например документи за прехвърляне в друг склад, за дейност на предприятието, липси, обезценяване, замяна;
Експедиране – разход на някакво количество от даден склад, свързано с продажба;
Бракуване – разход на някакво количество от даден склад поради несъответствие с дадени изисквания за качество;
Инвентаризация – приход или разход на намерени разлики в количествата за артикула в даден склад.
Colibri® ERP притежава функционалности за автоматизирано и своевременно изчисляване на наличностите след извършването и регистрирането в даден момент от време на всяка от гореописаниете операции. Този момент от време се регистрира като дата на осчетоводяване за всеки складов документ.
Тази дата на осчетоводяване създава хронология на изпълненение на складовите операции и всъщност е основния фактор, който определя динамиката на промяната на наличността на всеки от артикулите в складовото стопнство.
Другият важен фактор за автоматизираното изчисляване на наличностите е метода на изписване (средно претеглена стойност, FIFO, LIFO, по експертна оценка, т.е. по партиди) - параметър, присвояван на всеки артикул в неговото описание, който метод влияе на наличността както като количество, така и като стойност и трябва да се прилага в съответствие с нормативните изисквания.
Използването на автоматизирана система за изчисляване и поддържане на актуалните наличности на артикулите в складовете в съответствие с техния метод на изписване е изключително полезно средство за всяка фирма. Colibri® ERP притежава такава подсистема и тя постоянно изчислява и поддържа информацията за актуалните наличности на артикулите в складовете на фирмата.
Обект на разглеждане тук ще бъдат средствата, с които разполага системата, за:
Визуализация и анализ на хронологията на извършените складови операции – картон на артикул;
Възуализация и анализ на движенията на даден артикул между складовете на фирмата.
Тази инструмент е предназначен да предостави удобно и нагледно средство за визуализация и анализ на хронологията (по дата на осчетоводяване) и вида на движенията на даден артикул в складовото стопанство на фирмата.
Понякога и поради различни причини, заприходяванията в накои складове хронологично се подреждат след изписванията, което предизвиква появяването на отрицателни наличности. Това естетвено не съответства на реалността в съответните складове и се налага да се направи хронологично пренареждане по дата на осчетоводяване, за да бъдат изчистени отрицателните стойности в наличностите. Това е важно, независимо с какъв метод на изписване е регистриран дадения артикул.
Когато сте избрали да разглеждате картона на даден артикул, т.е. сте в средата на информацията за него (от меню например), има възможност да разгледате вузуално движенията на артикула като кликнете върху таба .
Така се достига до среда, която е изпълнена с информация, даваща пълна яснота за движението на артикула между складовете.
![[Забележка]](images/note.png) |
Забележка |
|---|---|
|
Най-отляво е показана динамиката на наличността на избрания склад (от фигурата – склад 001 Основен). След него, отляво-надясно са останалите складове, подредени по азбучен ред на номерата им. По кои складове искаме да видим движенията се настройва като се кликне върху чекбокса Складове. |
От тази форма може да се види цялата актуална информация за движението на артикула между складовете на фирмата, която включва:
Актуалното хронологично подреждане на движенията от най-старите дати до най-близките до настоящия момент. Най-актуалните са най-отгоре. Така се формира схема, показваща нагледно потока на движението на артикула от заскладяването му например при доставка до експедирането му към клиент или пък при изписването му за нуждите на дейността на фирмата;
Динамиката на наличността по складовете във времето, заедно с текущата наличност на артикула за всеки склад;
Видът на всяко движение, визуализирано с различен цвят – заскладяване, експедиране, прехвърляне, изписване;
Количеството на всяко движение;
Посоката на всяко движение, т.е. от или към кой склад се насочва съответното количество от артикула. Ако е към склада – наличността се увеличава. Ако е от склада – наличността намалява;
Информация за складовата операция като хинт – например ако е доставка от кой доставчик, с кой документ и на коя дата, ако е експедиция към кой клиент, ако е прехвърляне – към кой склад и т.н.;
Информация за партидата, по която е изпълнена складовата операция, ако артикула се води по партиди;
Информация за отрицателни наличности, появяващи се в някой склад в даден момент. Така лесно може да се открие кои изписвания хронологично изпреварват захранващите ги заскладявания;
Информацията за количеството по всяко движение е и линк към съответния складов документ, за да може лесно да бъде достигнат, ако се налага детйлна справка или промяна (най-често на датата на осчетоводяване).
Да разгледаме един пример за артикул, който се води по партиди и са открити движения, водещи до отрицателни наличности:
В 12:53 са направени две изписвания за прехвърляне на количества от склад СК07 към склад СК08.1 за партида EG59410656 на артикул с номер 303-026.
Проследявайки хронологията на документите се вижда, че заскладяването, от което са черпени тези количества за прехвърляне от тази партида на артикула е регистрирано със дата на осчетоводяване на същия ден, но в 14:00. Необходимо е да се отиде в заскладяващия документ и да се промени неговата дата на осчетоводяване, за да застане той хронологично преди документите на изписване.
Линк към документа за заскладяване е количеството от 20.0000 кг. Преминаваме към складовата разписка, променяме й датата на осчетоводяване да е същата дата, но в 12:00 часа и я записваме. Връщаме се във формата за движението на артикула и получаваме реалния резултат от движенията, където липсват отрицателни наличности.
Динамиката на наличността в склад СК07 вече е реална – т.е. без отрицателни наличности.
|
Забележка |
|---|---|
|
Движението на артикул може да се описва със стотици документи. Формата за движението може да се разглежда по страници, броя на редовете (складовите документи) на които може да се настройва. На първа страница винаги са най-близките към настояща дата складови операции. |
