За да се отговори на въпроси, подобни на посочените във въведението, се използва A-B-C категоризация. В категория А се включват асортиментите от “виталното малцинство”, в категория B се включват тези, които са по-малко активни или имат средна активност и в категория C, тези които имат слаба или незначителна активност за образуването на дадена важна стойност или параметър.

За категоризирането системата генерира таблица, показана на следващата фигура.

Какво показват колоните в таблицата?

В разглеждания пример стойността или параметъра за оценка е паричния обем на продажби.

Първата колона (D) показва поредния номер на асортиментите. Тази колона показва и нещо друго, много важно за извършвания анализ – броя на членовете на популацията или броя на асортиментите влезли в сечението от анализа. В нашия пример или извадка броя на асортиментите е 20.

Колона (Е) показва какъв процент от общия брой асoртименти е броя на асортиментите до даден ред.

Например на първи ред имаме 5%, т.е. асортимента от първи ред като бройка е 1/20 от общия брой асортименти. На втори ред имаме 10%, т.е. два асортимента са 1/10 от всичките разглеждани 20. На трети ред имаме 15%, на четвърти 20% и т.н. На последния ред имаме 100%, т.е. 20 асортимента са 100% от разглежданите 20.

Колона (H) показва обема на продажби за всеки асортимент от извадката. Важното тук е, че по тази колона е извършена сортировка в намаляващ ред на цялата таблица, т.е. на първи ред стои асортимента с най-голям обем от продажбите, на втори ред с втори обем и т.н. По този начин най-активните са разположени най-отпред на таблицата.

Колона (G) показва сумарен обем на всички асортименти до текущия ред включително, Друга важна стойност в тази колона е стойността в последния й ред. Тази стойност е равна на общия обем продажби за всички асортименти от извадката. В случая - 28 326.23 EUR.

Втората важна колона за представяне на закона на Парето е колона (F). В случая тази колона показва какъв процент от общия обем продажби (28 326.23) е сумарния обем на продажбите до даден ред. За целта се използват стойностите от колона (G), които се делят на общия обем продажби - стойността от последния ред на колона (G).

Например на първи ред 47.9% е точно равно на отношението 13574.80/28326.23. На втори ред 79.7% е равно на 22575/28326.23 и т.н.

Като резултат всеки ред от таблицата ни показва даден процент от асортиментите (колона Е), какъв процент от обема продажби е генерирал (колона F).

Остава последната стъпка - да се види кои са тези асортименти, които са 20% от всичките в извадката и какъв процент от продажбите са генерирали за избрания период. В случая първите четири асортимента са 20% от разглежданите и са генерирали 87% от обема на продажбите. Това са и нашите асортименти от категория А.

Аналогично – първите 10 асортимента са 50% от всчики разглеждани в извадката и са генерирали 99.6% от обема на продажбите – това са нашите асортименти от категории А и B.

Останалите са от категория C. Както се вижда те нямат почти никакво участие в обема на продажбите за избрания период, т.к. те са допринесли само с 0.4% в общия обем на продажби.

Поле Склад – предназначено е да се извърши A-B-C Категоризация за избран склад;

Поле Група – предназначено е да се извърши A-B-C Категоризация за избран група асортименти;

Поле Доставчик – предназначено е да се извърши A-B-C Категоризация за асортиментите, доставяни от избран доставчик;

Поле Категория А – предназначено е за настройка на процента за асортиментите, които искаме да са в категория А. Нормално този процент е 20, но добри стойности също са 15% или 25%;

Поле Категория B – предназначено е за настройка на процента за асортиментите, които искаме да са в категория А и B. Нормално този процент е 50;

Радиобутон По количества – категоризацията ще се извърши по количества;

Радиобутон По стойности – категоризацията ще се извърши по парични стойности. В този случай можете да изберете и валута в която да се покажат стойностите;

Радиобутон За експедирано по фактури – категоризацията ще се извърши по количества или стойности, но от регистрираното в документите за експедиция (експедиционни бележки) за периода;

Радиобутон За фактурирано – категоризацията ще се извърши по количества или стойности, но от регистрираното в документите за продажба (фактури) за периода;

Радиобутон От началото на годината – категоризацията ще се извърши за регистрираното в документите от началото на текущата година;

Радиобутон За последните N месеца – категоризацията ще се извърши за регистрираното в документите за посочения брой месеци назад. Например за 3, 6, 12 месеца или други.

След генерирането на категоризацията потребителят има възможност да разгледа детайлно как са разпределени помесечно сумите или количествата за всеки асортимент и по-нататък, кои са документите, взети след извършените настройки.

За целта извършвате двоен клик върху идентификационния номер на асортимента в таблицата. При следващо двойно кликване върху същия номер детайлната помесечна таблица се скрива.

На следващата фигура е показан пример за детайлно помесечно представяне на сумите за два от асортиментите на справката: