Автоматизираният импорт на клиенти и доставчици е нова функционалност за Colibri® ERP. Същността му се изразява в това, че на веднъж могат да бъдат въведени в системата много записи за клиентите и/или доставчиции, което замества ръчното въвеждане на всеки един от тях в системата.

Предварителната подготовка по импортирането на партньорите в системата е свързана с попълването на данните за тях в екселска таблица, която има зададени реквизити и съответно по тях трябва да се въведе информация. Таблицата има следният вид:

Имената на колоните, зададени с червен цвят означава, че е задължително да има въведени данни за тях. Останалите колони са препоръчителни, т.е желателно е да присъстват при импорта, но не е задължително.

Значенията на имената на колоните ще бъдат показани на следващата фигура:

На следващата фигура е показана част от таблица с данни за клиенти, попълнени с данни за клиента по съответните колони.

До тук беше разгледано основно предварителната подготовка по въвеждането на данните за клиента/доставчика/ в екселска таблица, която ще бъде импортирана в системата.

След като бъде подготвена таблицата с необходимата информация за клиентите и/или доставчиците, следва съществената част по импортирането им в системата.

Вариантите за въвеждане на Excel данните в системата са два:

- подготовка на файла за импорт като бъде записан в текстов формат;

- копиране на партньорите от екселската таблица и поставянето им в празното поле в системата, където данните ще бъдат обработени във вид позволяващ импорта.

Избор на хоризонтално меню: Списъци/Партньори/Клиенти или Доставчици и след това таба Импорт.

Посредством бутона Browse.. се избира предварително подготвеният файл със списъка на партньорите, които ще се импортират. Кликва се върху бутона Зареждане, за да се генерира файла в системата.

Бутона Изчисти се използва за изтриване на въведените данни към момента в системата.

Клик върху бутона Анализ - за да се генерира таблицата със съответните колони и данни за партньорите, която ще се импортира.

Следващ етап по импорта е определяне имената на колоните и проверка на валидността на данните и съществуването им в базата данни посредством бутона Подготовка.

Имената на колоните могат да бъдат променени от падащите списъци, които се намират над всяка една от колоните в таблицата. Имената до които има маркирана звездичка означава, че името на колоната не може да бъде променено и е необходимо да остане така при импорта. Също има възможност, някои от колоните да се изключат и да не бъдат импортирани в системата. Това става, като от падащото меню се избере Не се използва.

Ако зададените имена съответстват изцяло с данните в колоната това се вижда от процента, който се намира в името на колоната (100% означава, че наименованията на колоните изцяло съвпадат с тези който са зададени в базата данни). Ако наименованията не отговарят изцяло процентът ще е различен от 100 %. Това ще бъде показано на фигурата по -долу:

На фигурата се вижда, че в колоната за област наименованието е на 36%, което означава че има несъвпадение на изискванията между информацията която се съдържа в колоната и името на колоната. В тази колона се съдържа информация за областта на клиента, а не показва града от който е той и за да съвпадне изцяло името е необходимо да бъде променено с наименованието Област. В следваща позиция също се вижда, че има несъответствие в имената, т.е в колоната за Контакт е зададено наименование Факс и несъответствието се вижда в процента – 17%.

След като бъдат определени имената на колоните е необходимо да се кликне върху бутона Подготовка.

На фигурата се вижда, че параметърът „Избрани“ показва, че има избрани 12 записа за импорт;

- Грешки – в конкретният случай се вижда, че от всички редове има 7 реда в който има грешки и няма да могат да се импортират, ако не се коригират. Ако се кликне на този параметър ще се изведат всички редове в който има грешки;

Друг индикатор, който насочва вниманието за допуснати грешки по редове, е колоната за инициали в която се вижда, че има червена звездичка. Конкретните грешки се виждат в съответните колони, като имат червено ъгълче. След коригиране на грешката се кликва върху бутона Проверка.

- Предупреждения (52) - този параметър показва, че има колони където липсват данни, които могат да бъдат коригирани но тези пропуски не са фатални за импорта. Тези предупреждения се виждат със синята отметка в съответното поле. В конкретният пример има 52 реда с предупреждения;

От фигурата се вижда, че има предупреждения в колоната за пощенски код на няколко клиента, както и в колоната за контакти също има предупреждение, че е празна но това не е фатално за импорта и данните могат да бъдат импортирани и без да има попълнена информация за тези полета;

- Без грешки(4) - този параметър показва, че има редове без допуснати грешки. В конкретният пример без грешки са 4 записа;

От изображението се вижда, че тези редове са напълно изрядни и ще бъдат импортирани правилно. Зеленият плюс който се намира пред единият от редовете показва, че този запис вече съществува в системата и при импорт ще бъде препокрит.

- Съществуващи записи (2) - този филтър при маркирането му ще покаже всички записи който вече съществуват в системата и могат да бъдат импортирани отново, като съществуващите ще бъдат импортирани отново;

В конкретният случай съществуващите записи са два и при импорт ще бъдат препокрити отново.

- Покажи стари записи (2) - този параметър показва, ако се маркира ще ни покаже тези два съществуващи записа в системата, които вече са били импортирани или въведени ръчно.

Съществуващите записи са показани под съответните записи който ще се импортират, като може да се направи промяна по всеки един от тях в реда който е над тях и при импорта да се импортират с нови промени, ако е необходимо.

След като бъдат направени съответните настройки и корекции по данните се пристъпва към импортирането на данните, като предварително са маркирани редовете който трябва да бъдат импортирани.

След като са определени записите за импорт се кликва върху бутона Импортиране.

На фигурата е показан списъка с импортирани данни за клиентите.

Бутонът Назад означава, че може да се върне процесът с една стъпка назад, т.е че импорта може да бъде направен отново ако е необходимо.

Бутонът Начало означава, че процесът може да се върне в начално състояние и да бъде изпълнен отново.