Често срещана разчетна операция във всяка фирма е отпускането и отчитането на служебни аванси. Системата предоставя възможността за тяхното отразяване.

Въвеждане на операции с подотчетни лица – отпускане и възстановяване на служебен аванс - избирате от хоризонтално меню Операции/Служебни аванси.

Така изглежда списъкът на въведените служебни аванси в Colibri® ERP. Има връзка към всеки един служебен аванс, като се кликне върху номера на аванса или върху бутона за действие pедактиране - .

От списъка се виждат данни за номера и датата на отпускането на служебният аванс, номера и името на подотчетното лице на което е отпуснат, както и сумите на отпуснатите и отчетени средства.

За въвеждане на нов служебен аванс кликвате върху работен лист Нов документ. Отваря се форма за въвеждането му.

Задължителни полетата, които се попълват са:

Сл.аванс № - има възможност за автоматична номерация;

Дата – дата на въвеждане на служебният аванс;

Подотчетно лице – избор на ПЛ с двоен клик върху полето;

Сметка – счетоводна сметка отчитаща ПЛ.

След въвеждането им кликвате върху бутона за запис от навигационния блок с бутони и се отваря форма за въвеждане на отпуснатият служебен аванс.

Разглеждаме работна подобласт Отпуснати средства, където попълвате следните полета:

Дата осч. - дата на осчетоводяване;

Док. № – номер на документа, с който се отпуска служебния аванс (ако не се използва автоматнична номерация);

Сума, BGN – сума на отпуснатия служебен аванс;

Док. вид – избор на документа за отпускане на служебния аванс;

Дата – дата на документа;

Сметка – сметка отчитаща паричния документ, от който се отпуска аванса.

Запис с бутона за добавяне - , при отказ кликвате на бутона - .

В отпуснати средства под формата на таблица се вижда документа, с който е отпуснат служебният аванс. Има възможност за редактиране на документа за отпуснатите средства с клик върху бутона за редактиране или за изтриване на отпуснатите средста с бутона за изтриване - .

В работна подобласт Отчетени средства се въвеждат документите за отчетените средства от отпуснатият аванс.

Попълват се следните полета:

Дата на осчетоводяване - датата на осчетовoдяване на служебния аванс;

Вид на документа – избор на вид на документ;

Док.№ – попълва се номер на документа (ако не се използва автоматична номерация);

Док. вид – избор на документа за отпускане на служебния аванс;

Дата – дата на документа;

Сума, BGN – сума на отчетени средства;

Сметки – попълват се само за разпределение на разходите по група 61, при условие че това е документ, начисляващ разходи по група 60;

Описание – описание за отчетените средства.

Запис с бутона или отказ от въвеждане с бутона .

Ако отчитането на изразходената сума касае фактури от доставчик е необходимо:

Въведената фактура може да бъде изтрита с бутона за Изтриване .

След избор на фактурата от спикъка на неплатените фактури от този доставчик се прави избор с функционален бутон Добави .

Отказ от добавянето на избраната фактура – функционален бутон за Отказ .

Остатъка от неусвоения аванс (салдо по аванса) е необходимо да се възстанови, като това се прави в работната подобласт Отпуснати средства със знак МИНУС (-).

В празните полета за въвеждане на отпуснати средства е необходимо да въведете остатъка от неизползваната сума с отрицателен знак.

Избор на бутон Добави .

В работна подобласт Счетоводна информация може да видите какви са контировките по документите в служебния аванс.

Осчетоводяване на служебните аванси – осчетоводяването се прави с цел разнасяне на сумите по сметки и правилното и точно изчисляване на Оборотната ведомост при приключването. Действията по тази функционалност се извършва в хоризонтално меню Операции/Служебни аванси/Осчетоводяване.

Настройки на осчетоводяването:

а) Задават се сметки, отчитащи служебните аванси;

б) Период на осчетоводяване.

След кликване върху бутона Осчетоводи се появява информация колко документа са осчетоводени за този период.